La guía completa para el diseño de paneles de Excel

Introducción

Un panel de Excel se considera una herramienta de análisis que se utiliza para presentar datos resumidos de información relacionada en una sola vista. Esta representación visual permite a los equipos observar tendencias, patrones, sugerir soluciones y realizar un seguimiento del rendimiento. Los paneles de Excel a menudo se crean utilizando software de hojas de cálculo, como Microsoft Excel o Google Sheets.

Tipos de paneles de Excel

• Tablero Kanban: para seguir el progreso del proyecto
• Cuadro de mando: para visualizar KPI
• Mapa geográfico: para análisis del desempeño a nivel de ubicación
• Gráfico circular: para ilustrar datos en partes de un todo
• Power View: para mostrar datos de forma interactiva

Conceptos erróneos comunes sobre el diseño de paneles de Excel

Los paneles de Excel son una forma eficiente de agregar y visualizar datos, lo que facilita a los usuarios identificar tendencias, valores atípicos y otras oportunidades. Sin embargo, debido a que son relativamente nuevos y aún no son una herramienta común, existen muchos conceptos erróneos en torno a los paneles de Excel que hacen que las personas duden en usarlos. Analicemos algunos de los conceptos erróneos más comunes sobre el diseño del panel de Excel.

Son demasiado difíciles de diseñar

Esta idea errónea no podría estar más lejos de la verdad. Si bien es cierto que los paneles de Excel requieren un poco más de tiempo y energía para configurarlos, en realidad son bastante fáciles de diseñar. Con la ayuda de plantillas, los usuarios pueden crear rápida y fácilmente paneles de Excel que se adapten específicamente a sus necesidades. Sin mencionar que hay muchos recursos en línea disponibles para ayudar a los usuarios a aprender a manejar y garantizar que sus paneles de Excel estén diseñados correctamente.

No son lo suficientemente dinámicos

Uno de los conceptos erróneos más comunes sobre los Paneles de Excel es que no son lo suficientemente dinámicos. Esta idea errónea es infundada, ya que los paneles de Excel son en realidad muy dinámicos, lo que permite a los usuarios adaptar y ajustar fácilmente el panel a sus necesidades o preferencias. Por ejemplo, los usuarios pueden agregar o eliminar columnas, aplicar filtros y ordenar filas fácilmente para personalizar las vistas de datos.

No es posible obtener datos en tiempo real

Los paneles de Excel pueden, de hecho, proporcionar datos en tiempo real. Con la ayuda de algunos servicios conectados, los usuarios pueden configurar rápida y fácilmente sus paneles para recibir y mostrar datos en tiempo real. Esto puede resultar increíblemente útil para realizar un seguimiento del progreso, vigilar los KPI y detectar cualquier problema potencial antes de que se convierta en un problema.

Están restringidos a una página

La idea errónea de que los paneles de Excel tienen restricciones de páginas es infundada, ya que en realidad es bastante fácil solucionar esta limitación. Por ejemplo, los usuarios pueden emplear "slicers" para alternar entre diferentes páginas de datos, o pueden emplear "tablas cruzadas" para mostrar conjuntos de datos más grandes en una sola página. Además, hay varios recursos en línea disponibles para los usuarios que buscan sugerencias y trucos para optimizar sus diseños de paneles de Excel.

Beneficios del diseño de paneles de Excel

Los paneles de Excel son una poderosa herramienta para trabajar con datos, porque le brindan una vista integral de su información, organizándola de una manera que es fácil de leer, comprender y administrar. Los paneles de Excel pueden ayudar a cualquier empresa con la recopilación y el análisis de datos, y este tipo de herramienta de análisis de datos tiene varios beneficios.

Datos optimizados y organizados

El principal beneficio de un panel de Excel es que proporciona una vista clara y organizada de sus datos. Toma datos sin procesar y los coloca en fragmentos digeribles, lo que le permite comprender rápidamente lo que le dicen. Esto puede ayudarle a tomar decisiones más informadas y es mucho más fácil identificar cualquier inconsistencia o problema en los datos. Los paneles de Excel también facilitan la comparación de diferentes conjuntos de datos, para que pueda realizar predicciones y evaluaciones más precisas.

Las imágenes son más fáciles de comprender

Un panel de Excel facilita la comprensión de sus datos al proporcionar una representación visual de la información. Los gráficos y tablas codificados por colores facilitan la identificación rápida de patrones y tendencias en los datos, y esto puede ayudarle a comprender lo que los datos le dicen de forma rápida y precisa. Los paneles de Excel también le permiten aplicar filtros fácilmente a los datos, para que pueda observar los datos desde diferentes perspectivas y obtener una imagen más completa de la situación.

Accesible a múltiples usuarios

Finalmente, un panel de Excel facilita compartir sus datos con múltiples usuarios. Siempre que los usuarios tengan acceso al panel de Excel, pueden ver datos en tiempo real, lo que ayuda a garantizar que todos estén en la misma página. Esto puede ayudarle a tomar decisiones más informadas y simplifica el proceso de recopilación, análisis y distribución de datos.

Diferentes tipos de herramientas de panel de Excel

Los paneles de Excel son una excelente manera de mostrar y analizar conjuntos de datos completos. Sin embargo, existen muchos conceptos erróneos sobre los paneles de Excel y comprender los diferentes tipos de herramientas de paneles de Excel puede ser una excelente manera de iniciar un proyecto exitoso de diseño de paneles.

Hacer gráficos es fácil

Muchas personas creen erróneamente que crear gráficos en Excel es un proceso sencillo. En realidad, se requiere mucho trabajo para crear un gráfico bien diseñado, como elegir el tipo correcto de gráfico para los datos y personalizar el gráfico para garantizar que sea legible y comunique los datos con precisión.

Formato automático de datos

Otro concepto erróneo es que los paneles de Excel pueden formatear datos automáticamente. Excel tiene algunas funciones automáticas de formato de datos, como la herramienta Formato condicional, que se puede utilizar para resaltar y colorear valores rápidamente, pero es importante tener en cuenta las limitaciones de estas herramientas.

Instantáneas de informes

Finalmente, algunas personas confunden los paneles de Excel con instantáneas de informes. Si bien un panel de Excel se puede utilizar para generar una instantánea de un conjunto de datos en un momento determinado, los paneles de Excel deben usarse para mucho más que eso. Con un panel bien diseñado, es posible comparar conjuntos de datos durante un período de tiempo, identificar tendencias y sacar conclusiones a partir de los datos.

Prácticas recomendadas para el diseño de paneles de Excel

Tener un diseño de panel de Excel eficaz permite a las empresas realizar un seguimiento de su rendimiento y monitorear cualquier cambio a lo largo del tiempo. Esta comprensión de cómo le está yendo a su empresa ayuda a los gerentes a tomar decisiones y planificar para el futuro. A pesar de la confusión común sobre el diseño adecuado del panel, se deben tener en cuenta las siguientes prácticas al crear un panel de Excel.

Imágenes de calidad

Es importante mantener imágenes claras y simples. Un panel de Excel debe ser fácil de leer y comprender de un vistazo básico. Los datos deben estar organizados y comprensibles con elementos visuales intuitivos. Hoy en día, los paneles de Excel se han vuelto cada vez más interactivos con funciones como botones y segmentaciones. Estas funciones pueden ayudar a transformar lo que parecen una gran cantidad de datos en una presentación visual comprensible. Sin embargo, se debe tener cuidado de no agregar demasiadas funciones, ya que esto puede confundir a los espectadores.

Destacar datos importantes

Los datos deben presentarse de tal manera que la información más importante destaque en comparación con el resto. Una práctica que podría ayudar con esto es establecer una jerarquía de colores para los datos que son más o menos importantes y asegurarse de que el resaltado se mantenga constante en todo momento. Además, puede resultar útil organizar los datos de tal manera que las categorías más importantes estén hacia el principio del panel para que los usuarios no tengan que desplazarse hasta la parte inferior para obtener la información más importante.

Comprender los datos contenidos

Garantizar la precisión de los datos es primordial para un diseño de panel de control exitoso. Antes de comenzar cualquier diseño, asegúrese de que todos los números provengan de fuentes de datos confiables y de que todos los cálculos hayan sido verificados dos veces. Nunca es buena idea diseñar paneles con datos incorrectos, ya que esto puede llevar a una mala toma de decisiones.

Una vez que todos los datos hayan sido verificados una y otra vez, considere formatear el tablero para enfatizar el punto que desea transmitir. Esto podría hacerse mediante el uso de gráficos que pueden ayudar a los usuarios a comprender verdaderamente los datos presentados y asegurarse de que se interpreten de la manera correcta.

Conclusión

Los paneles de Excel son una gran herramienta para ayudar a presentar información de forma clara y concisa. El diseño adecuado de un panel de control requiere comprender cómo se organizan y presentan los datos. Ser consciente de la precisión de los datos, la calidad de los elementos visuales y resaltar los datos importantes ayudará a garantizar la eficacia de un panel de Excel.

Consejos finales sobre el diseño de paneles de Excel

Al crear un panel de Excel, hay muchos factores importantes a considerar para garantizar el éxito, incluido tomarse el tiempo para probar y medir adecuadamente los resultados y buscar comentarios de otros usuarios. Considere los siguientes consejos para crear una experiencia eficaz en el panel de Excel.

Tómese el tiempo para probar y medir

Antes de mostrar su panel de Excel a usuarios potenciales, debe tomarse el tiempo para probarlo con pequeños grupos de personas. Pídale a sus evaluadores que se aseguren de que el panel incluya todos los datos necesarios y pídales que también midan la precisión de los datos. Al probar el panel con grupos pequeños por adelantado, puede asegurarse de que el panel final será bien recibido por su audiencia.

Obtener comentarios de otros usuarios

No importa qué tan bien crea que ha diseñado su panel de Excel, siempre debe recibir comentarios de otros usuarios. Pida a los usuarios que revisen el panel y le den su opinión honesta. Esto le ayudará a abordar cualquier problema que pueda no ser inmediatamente obvio desde su perspectiva. Además, los comentarios de los usuarios le brindarán información sobre qué funciona bien y qué podría mejorarse.

• Pruebe el panel de Excel con pequeños grupos de personas antes de iniciarlo.
• Solicite comentarios de otros usuarios para obtener opiniones honestas sobre el diseño.

Conclusión

Los paneles de Excel son herramientas poderosas para el análisis de datos. Son fáciles de aprender, administrar y usar y también son capaces de crear visualizaciones poderosas e informativas. Si bien los paneles de Excel tienen muchas fortalezas y capacidades, existen algunos conceptos erróneos comunes que pueden causar problemas en su diseño e implementación. Es importante comprender estos conceptos erróneos para diseñar e implementar paneles de control eficaces.

Comprender cuándo utilizar Excel para diseñar un panel y las mejores prácticas para el análisis de datos y la visualización es clave para crear un panel exitoso. Esto no sólo le ayudará a evitar errores y conceptos erróneos comunes, sino que también puede ayudarle a crear visualizaciones significativas que sean fáciles de entender. Al familiarizarse con los diversos componentes de un panel eficaz, podrá diseñar y desarrollar paneles que sean a la vez eficaces e informativos.