Diez prácticas recomendadas para que los paneles de Excel sean un éxito

Introducción

Un panel de Excel es una herramienta poderosa que puede ayudarlo a obtener información sobre sus datos y las acciones que debe realizar para tener éxito. Con un panel, puede tomar sus datos y mostrarlos visualmente de una manera fácil de entender y comunicar. Además, le permite realizar un seguimiento y medir su progreso hacia ciertos objetivos, comparar rápidamente tendencias y detectar áreas de mejora.

Esta publicación de blog tiene como objetivo proporcionar diez prácticas recomendadas para que los paneles de Excel sean un éxito. Cubrirá temas como visualización de datos, experiencia del usuario y precisión de los datos. Al final de esta publicación, debería conocer los elementos clave necesarios para crear un panel de control eficaz.

2. Planificar con antelación

Antes de crear un panel de Excel, es importante asegurarse de contar con un plan sólido. Tener una estrategia bien pensada para que el panel sea un éxito aumentará sus posibilidades de lograr el resultado deseado. Esta sección describe algunas de las mejores prácticas para crear paneles de Excel exitosos.

a. Comprender la audiencia

Antes de crear un panel de Excel, es importante comprender la audiencia que verá el panel. Considere qué tipo de datos e información buscará la audiencia y adapte el panel en consecuencia. Recopilar comentarios del público objetivo también es una excelente manera de garantizar que el panel satisfaga las necesidades de sus usuarios.

b. Considere las fuentes de datos

Una vez que haya identificado su audiencia, es importante considerar las fuentes de datos que se utilizarán para crear el panel. Asegúrate de tener acceso a los datos necesarios y que sean de buena calidad. Un panel fallido a menudo se debe a la falta de datos utilizables, por lo que es importante tomarse el tiempo para examinar adecuadamente cualquier fuente de datos.

c. Identificar objetivos

Antes de crear un panel, es importante identificar objetivos claros para el proyecto. Esto ayudará a garantizar que el panel esté diseñado correctamente y que logre el resultado deseado. Tómese el tiempo para definir claramente el resultado esperado para el panel, ya que esto facilitará el seguimiento del progreso y la medición del éxito.

3. Crea imágenes impresionantes

Crear una hermosa imagen que pueda ayudar a transmitir su punto de vista de manera rápida y efectiva es una parte importante de la creación de un panel de Excel exitoso. A continuación se presentan tres prácticas recomendadas para asegurarse de que sus imágenes se destaquen:

a. Elija los gráficos adecuados

El tipo de gráfico que utilice puede tener un gran impacto en la eficacia de su imagen. Antes de comenzar a crear su panel, tómese el tiempo para elegir el tipo de gráfico correcto para transmitir su punto de vista.

Por ejemplo, si su conjunto de datos compara valores reales con valores objetivo, un gráfico de barras sería una excelente opción, ya que le permite comparar rápida y fácilmente los dos conjuntos de números.

b. Diseñe un diseño intuitivo

Además de elegir el tipo de gráfico correcto, una excelente visualización también requiere un diseño intuitivo. Su diseño debe centrarse en la facilidad de uso para que los espectadores puedan asimilar la información de forma rápida y sencilla.

Para hacer esto, asegúrese de:

• Agrupar elementos visuales relacionados en la misma área del tablero
• Deje suficiente espacio en blanco para evitar que el tablero se sienta abarrotado
• Elija una jerarquía visual que guíe a los espectadores primero a la información más importante

c. Utilizar filtrado de datos

El filtrado de datos puede ser una forma eficaz de centrar a los espectadores en un conjunto específico de datos relacionados con su solicitud. Por ejemplo, si desea que su panel se centre en las ventas de un mes en particular, puede utilizar el filtrado de datos para eliminar cualquier dato que no sea relevante para ese mes.

Asegúrese de utilizar el filtrado de datos de una forma sencilla e intuitiva. Por ejemplo, en lugar de darle al usuario una lista desplegable de meses, considere pedirle que haga clic en un ícono que muestra un calendario donde puede seleccionar el mes que desea.

4. Incorpore usabilidad al panel

La usabilidad es un factor vital en la creación de paneles de Excel que garantizará su éxito. Incorporar usabilidad en los paneles puede ayudar a facilitar el análisis de datos al proporcionar información que se entiende fácilmente y con la que se interactúa. Estas son algunas de las mejores prácticas para aumentar la usabilidad general de su panel.

a. Incorporar interactividad

La incorporación de interactividad puede mejorar enormemente la experiencia del usuario y la cantidad de información que se puede obtener de los paneles. El uso de la interactividad permite a los usuarios ver los datos a su manera, con la posibilidad de explorarlos más a fondo. Esto también les permite personalizar su panel para satisfacer sus propias necesidades en términos de análisis de datos. Por ejemplo, brindar la capacidad de filtrar, ordenar o representar gráficamente diferentes puntos de datos permitirá a los usuarios descubrir información de forma rápida y precisa en los paneles.

b. Presentar una narración sucinta

También es fundamental utilizar una narración clara y concisa para explicar la información contenida en el panel. Esto ayudará a los usuarios a comprender rápidamente los datos y les permitirá analizarlos de manera oportuna. Intente proporcionar explicaciones específicas, como cambios porcentuales o de proporciones, que destaquen las tendencias de los datos, así como el contexto direccional de los conocimientos. Además, incluya otros factores que podrían explicar los datos, como resultados anteriores o influencias externas.

c. Optimizar para velocidad

Otro factor importante a considerar es optimizar la velocidad de sus paneles. Cargar sus paneles con grandes cantidades de datos puede hacer que sean lentos y lentos para mostrar información, lo que puede resultar frustrante para los usuarios. Para garantizar que sus paneles se ejecuten de manera rápida y eficiente, debe utilizar el almacenamiento en caché para los cálculos utilizados con frecuencia y precalcular fórmulas cuando sea posible. Además, busque formas de reducir la cantidad de procesadores o memoria que se utilizan y trate de limitar la cantidad de consultas o fuentes externas que se utilizan.

5. Automatizar el proceso

Una de las mejores prácticas más importantes cuando se trata de crear paneles de Excel es automatizar el proceso siempre que sea posible. Automatizar el proceso puede ayudarle a ahorrar tiempo y facilitar su trabajo a largo plazo. Aquí hay algunas formas en que puede automatizar el proceso:

a. Simplifique la entrada de datos

Asegúrese de que todas sus entradas de datos estén simplificadas mediante el uso de tablas y conjuntos de celdas. Esto hará que el proceso de entrada de datos sea mucho más fácil y organizado. Esto también puede ayudarle a agilizar el proceso de clasificación y manipulación de datos.

b. Rellenar celdas con fórmulas

Rellene celdas con fórmulas para no tener que ingresar datos manualmente en cada celda. Esto también puede ayudar a ahorrar mucho tiempo y hacer que el panel se actualice automáticamente cuando realiza cambios en los datos.

c. Cree tablas dinámicas sabiamente

Las tablas dinámicas son indispensables cuando se trata de paneles de Excel, pero puede resultar tentador exagerar con ellas. Asegúrese de crear tablas dinámicas de manera inteligente para que su panel se mantenga limpio y organizado sin estar demasiado abarrotado.

6. Ofrezca el mejor rendimiento

Los paneles de Excel son herramientas útiles para transmitir información clave sobre el rendimiento empresarial, pero como cualquier otra herramienta, hay ciertos pasos que puede seguir para garantizar que estos paneles funcionen al máximo rendimiento.

Aquí hay 10 prácticas recomendadas que puede seguir para asegurarse de que su panel de Excel siempre ofrezca el mejor rendimiento:

a. Proteja su panel

Proteger su panel de Excel es importante para mantenerlo a salvo de cualquier tipo de intento malicioso de alterarlo o dañarlo. Se recomienda proteger el panel contra cambios accidentales de usuario y acceso no autorizado protegiéndolo con contraseña.

b. Monitorear celdas críticas

Estar atento a las celdas críticas de su tablero es esencial. Con suficiente tiempo, la mayoría de las celdas dentro de un tablero se modifican, lo que dificulta el seguimiento de los cambios que tuvieron lugar. Para evitar confusiones o malentendidos, lo más seguro es monitorear constantemente estas celdas para garantizar que todos los datos relevantes estén en el lugar correcto.

c. Guardar como archivo estático

Aunque algunos paneles se crean utilizando datos dinámicos, es mejor guardar el panel como un archivo estático. Esto elimina la necesidad de actualizar el panel con nuevos datos de vez en cuando y también reduce la posibilidad de cambios accidentales en los datos.

Conclusión

Los paneles de Excel son herramientas poderosas para el análisis, la visualización de datos y la toma de decisiones. Al utilizar las mejores prácticas descritas anteriormente, puede asegurarse de que su panel sea un éxito.

Resumen

En este artículo, examinamos 10 consejos y estrategias para mejorar sus paneles de Excel. Estas técnicas cubrieron temas como la identificación de objetivos, el formato, la disposición y el diseño, la obtención de datos, las imágenes personalizadas, la experiencia del usuario y la accesibilidad móvil.

Consejos para el éxito

Al crear un panel de Excel, establezca un propósito y un diseño claros antes de comenzar. Tómese el tiempo para organizar sus datos y considere el contexto en el que se verán. Considere qué tan bien los usuarios pueden interpretar los datos y qué tan fácil es utilizarlos. Asegúrese de que el panel esté optimizado para la visualización móvil y tenga en cuenta la accesibilidad.

Preguntas

• ¿Qué proceso de diseño debo utilizar al crear un panel?
• ¿Cómo puedo garantizar una buena experiencia de usuario?
• ¿Cuáles son los beneficios de tener un panel optimizado para dispositivos móviles?
• ¿Qué tipos de elementos visuales debo usar en el tablero?

Hacer las preguntas correctas puede ayudarle a encontrar las respuestas a estos problemas críticos y, en última instancia, garantizar que su panel de Excel sea un éxito.