Excel -Tutorial: So format man Dropdown -Liste in Excel

Einführung


Die Formatierung von Dropdown-Listen in Excel ist eine wesentliche Fähigkeit für alle, die regelmäßig mit Daten arbeiten. Von Dropdown-Listen formatierenSie können eine konsistente und genaue Dateneingabe sicherstellen, Zeit sparen und Fehler reduzieren. Verwenden Sie Dropdown-Listen in Excel verbessert die Effizienz der Dateneingabe Durch die Bereitstellung einer vordefinierten Option für Benutzer können die Auswahl der Benutzer die Notwendigkeit beseitigen, Daten manuell einzugeben und das Risiko von Eingabemierungsfehlern zu minimieren.


Die zentralen Thesen


  • Die Dropdown-Listen in Excel sorgen für eine konsistente und genaue Dateneingabe
  • Die Verwendung von Dropdown-Listen verbessert die Dateneingabe-Effizienz durch Bereitstellung vordefinierter Optionen
  • Das Erstellen einer dynamischen Dropdown-Liste ermöglicht eine einfache Aktualisierung der Listenelemente
  • Das Anpassen des Erscheinungsbilds der Dropdown-Liste kann hilfreiche Anweisungen und Fehlerwarnungen liefern
  • Das Testen der Dropdown-Liste stellt sicher, dass nur gültige Daten eingegeben werden können


Schritt 1: Erstellen einer Dropdown-Liste


Das Erstellen einer Dropdown-Liste in Excel kann dazu beitragen, die Genauigkeit und Effizienz der Dateneingabe zu verbessern. Befolgen Sie diese Schritte, um eine Dropdown-Liste in Ihrer Tabelle einzurichten:

A. Auswählen der Zellen, in denen sich die Dropdown-Liste befindet

Wählen Sie zunächst die Zellen aus, in denen Sie die Dropdown-Liste hinzufügen möchten. Sie können eine einzelne Zelle oder einen Zellbereich aus auswählen, basierend auf Ihrer Präferenz.

B. Navigation zur Registerkarte Daten und Auswahl der Datenvalidierung

Sobald die Zellen ausgewählt sind, navigieren Sie zur Registerkarte Daten im Excel -Band. Klicken Sie im Abschnitt Datenwerkzeuge auf die Option zur Datenvalidierung.

C. Auswählen der "Liste" als Validierungskriterien

Nach der Auswahl der Datenvalidierung wird ein Dialogfeld angezeigt. Wählen Sie in der Registerkarte Einstellungen "List" im Dropdown-Menü zulassen. Auf diese Weise können Sie eine Liste der Elemente für die Dropdown-Art angeben.


Schritt 2: Hinzufügen von Listenelementen


Sobald Sie eine Dropdown -Liste in Excel erstellt haben, besteht der nächste Schritt darin, die Listenelemente hinzuzufügen, die Sie im Dropdown -Menü aufnehmen möchten.

A. Geben Sie die Listenelemente im Feld "Quelle" ein

Klicken Sie auf die Zelle, in der die Dropdown -Liste angezeigt werden soll. Navigieren Sie dann zur Registerkarte "Daten" und wählen Sie "Datenvalidierung". Wählen Sie im Fenster Datenvalidierungsfenster "Liste" im Dropdown -Menü "Zulassen". Dadurch werden ein "Quell" -Feld angezeigt, in dem Sie die Listenelemente eingeben können.

B. Verwenden eines Kommas, um jedes Element in der Liste zu trennen

Wenn Sie die Listenelemente im Feld "Quelle" eingeben, sollten Sie jedes Element mit einem Komma trennen. Wenn Ihre Listenelemente beispielsweise "rot", "blau" und "grün" sind, würden Sie sie im Feld "Quelle" als "rot, blau, grün" eingeben. Dieses von Kommas getrennte Format stellt sicher, dass jedes Element in der Dropdown-Liste als separate Option angezeigt wird.


Schritt 3: Anpassen des Erscheinungsbilds für die Liste


Sobald Sie Ihre Dropdown-Liste in Excel erstellt haben, können Sie sein Erscheinungsbild und sein Verhalten an eine bessere Benutzererfahrung anpassen.

A. Verwenden der Registerkarte "Eingabenachricht", um Anweisungen für den Benutzer anzugeben

Mit der Registerkarte "Eingabenachricht" können Sie eine kurze Nachricht oder Anweisungen angeben, die angezeigt werden, wenn eine Zelle, die die Dropdown-Liste enthält, ausgewählt ist. Dies ist eine hilfreiche Funktion für die Führung von Benutzern in den in der Liste verfügbaren Optionen.

So verwenden Sie die Registerkarte "Eingabenachricht":


  • Klicken Sie auf die Zelle, die die Dropdown-Liste enthält.
  • Gehen Sie auf der Registerkarte "Daten" auf der Excel -Band und klicken Sie auf "Datenvalidierung".
  • Gehen Sie im Dialogfeld "Datenvalidierung" zur Registerkarte "Eingabenachricht".
  • Aktivieren Sie das Feld "Eingabemeldung anzeigen, wenn die Zelle ausgewählt ist".
  • Geben Sie den Titel der Titel und den Eingabemeldungstext ein.
  • Klicken Sie auf "OK", um die Eingabenachricht zu speichern.

B. Verwenden der Registerkarte "Fehlerwarnung", um eine Nachricht anzuzeigen, wenn ungültige Daten eingegeben werden

Mit der Registerkarte "Fehlerwarnung" können Sie eine Fehlermeldung einrichten, die angezeigt wird, wenn ein Benutzer in die Zelle in ungültige Daten eingibt, die die Dropdown-Liste enthält. Dies hilft bei der Gewährleistung der Datengenauigkeit und der Integrität.

So verwenden Sie die Registerkarte "Fehleralarm":


  • Klicken Sie auf die Zelle, die die Dropdown-Liste enthält.
  • Gehen Sie auf der Registerkarte "Daten" auf der Excel -Band und klicken Sie auf "Datenvalidierung".
  • Gehen Sie im Dialogfeld "Datenvalidierung" zur Registerkarte "Fehlerwarnung".
  • Überprüfen Sie die Feld "Fehlerwarnung anzeigen, nachdem ungültige Daten eingegeben wurden".
  • Wählen Sie den Fehlerstil (Stoppen, Warnung oder Informationen).
  • Geben Sie den Text der Titel- und Fehlermeldung ein.
  • Klicken Sie auf "OK", um den Fehleralarm zu speichern.


Schritt 4: Die Liste dynamisch machen


Nachdem Sie eine grundlegende Dropdown-Liste in Excel erstellt haben, sollten Sie sie möglicherweise dynamisch machen, damit sie automatisch aktualisiert werden, wenn neue Elemente zur Quellliste hinzugefügt werden. Hier erfahren Sie, wie es geht:

A. Verwenden Sie einen benannten Bereich, um eine dynamische Dropdown-Liste zu erstellen
  • Erstellen Sie einen benannten Bereich für die Quellliste, indem Sie die Zellen mit den Listenelementen auswählen und einen Namen in das Feld Namen eingeben (links neben der Formelleiste). Sie können beispielsweise den Bereich "list_items" benennen.
  • Gehen Sie zur Registerkarte Daten und klicken Sie auf die Datenvalidierung. Wählen Sie im Dialogfeld "Datenvalidierung" im Dropdown -Menü "List" aus und geben Sie ein = List_items im Quellfeld. Dadurch wird eine Dropdown-Liste mit dem benannten Bereich erstellt.

B. Aktualisieren des benannten Bereichs als neue Elemente der Liste hinzugefügt werden
  • Wenn neue Elemente zur Quellliste hinzugefügt werden, können Sie den benannten Bereich aktualisieren, indem Sie auf die Registerkarte "Formeln" und auf den Namensmanager klicken. Wählen Sie im Dialogfeld "Name Manager" den benannten Bereich (z. B. "list_items") und klicken Sie auf Bearbeiten.
  • Aktualisieren Sie im Dialogfeld "Bearbeitungsname" die Reichweite, die die neuen Elemente enthalten. Wenn Sie beispielsweise den Zellen A2: A10 neue Elemente hinzugefügt haben, ändern Sie den Bereich der Reichweite auf = Blatt1! $ A $ 2: $ a $ 10.


Schritt 5: Testen der Dropdown-Liste


Nach dem Erstellen der Dropdown-Liste in Excel ist es wichtig, ihre Funktionalität zu testen, um sicherzustellen, dass sie wie beabsichtigt funktioniert. Dies beinhaltet die Eingabe von Daten in die Zellen mit der Dropdown-Liste und überprüft, dass nur Elemente aus der Liste eingegeben werden können.

A. Eingeben von Daten in die Zellen mit der Dropdown-Liste
  • Klicken Sie auf die Zellen, in denen die Dropdown-Liste angewendet wurde.
  • Stellen Sie sicher, dass der Dropdown-Pfeil in der Zelle angezeigt wird, was darauf hinweist, dass es sich um eine Dropdown-Liste handelt.
  • Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil, um die Liste der Elemente anzuzeigen.
  • Wählen Sie ein Element aus der Liste aus und beachten Sie, dass es in der Zelle besiedelt ist.
  • Wiederholen Sie diesen Vorgang für jede Zelle mit der Dropdown-Liste, um sicherzustellen, dass die Funktionalität konsistent ist.

B. Überprüfen Sie, ob nur Elemente aus der Liste eingegeben werden können
  • Versuchen Sie, Daten direkt in die Zellen einzugeben, ohne die Dropdown-Liste zu verwenden.
  • Stellen Sie sicher, dass Excel keine Eingaben zulässt, die nicht in der Dropdown-Liste enthalten sind.
  • Wenn ein ungültiger Eintrag versucht wird, sollte Excel eine Fehlermeldung anzeigen oder verhindern, dass die Eingabe akzeptiert wird.
  • Testen Sie dies mit verschiedenen Arten von ungültigen Einträgen, wie z. B. Text, Zahlen oder Sonderzeichen, um sicherzustellen, dass Excel die Einschränkungen der Dropdown-Listen durchsetzt.


Abschluss


Erstellen Dropdown-Listen In Excel kann die Effizienz der Dateneingabe und -analyse erheblich verbessern. Wählen Sie zunächst die Zellen aus, in denen die Dropdown-Liste angezeigt werden soll. Gehen Sie dann zur Registerkarte "Daten", klicken Sie auf die Datenvalidierung und wählen Sie die Liste aus der Dropdown -Down -Sache aus. Geben Sie die Liste der Werte ein, die Sie in der Dropdown-Dropd-Down-Werbung erscheinen möchten, und Sie sind alle festgelegt!

Verwendung Dropdown-Listen In Excel wird nicht nur die Dateneingabe optimiert, sondern sorgen auch für die Genauigkeit und Konsistenz in Ihren Daten. Es erleichtert auch die Sortier- und Filterdaten erheblich, wodurch die Analyse verbessert wird. Zögern Sie also nicht, Dropdown-Listen in Ihre Excel-Tabellenkalkulationen für einen organisierteren und effizienteren Workflow einzubeziehen.

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