Excel -Tutorial: So formatieren Sie eine Excel -Tabelle zum Drucken

Einführung


Wenn es darum geht Drucken Excel -Tabellenkalkulationen, ordnungsgemäße Formatierung ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass das endgültige Dokument professionell aussieht und leicht zu lesen ist. In diesem LernprogrammWir werden das erforschen Bedeutung eine Excel -Tabelle zum Drucken formatieren und eine bereitstellen Überblick der in den Prozess beteiligten Schritte.

  • Bedeutung der Formatierung: Die ordnungsgemäße Formatierung stellt sicher, dass die gedruckte Tabelle leicht zu lesen und zu verstehen ist und die Daten klar und organisiert darstellt.
  • Überblick über das Tutorial: Wir werden die wesentlichen Schritte für die Formatierung einer Excel -Tabelle zum Drucken abdecken, einschließlich Anpassung des Seitenlayouts, der Festlegung von Druckbereichen und der Sicherstellung, dass der Inhalt genau auf der gedruckten Seite passt.


Die zentralen Thesen


  • Die ordnungsgemäße Formatierung ist entscheidend dafür, dass gedruckte Excel -Tabellen professionell aussehen und leicht zu lesen sind.
  • Das Seitenlayout, das Formatieren von Inhalten und das Entfernen unnötiger Elemente sind wesentliche Schritte bei der Vorbereitung einer Tabelle zum Drucken.
  • Das Überprüfen und Anpassen der Druckeinstellungen sowie die Berücksichtigung der Druckqualität ist wichtig, um die gewünschten Ausdruckergebnisse zu erzielen.
  • Durch die Auswahl der richtigen Papiergröße und der Druckauflösung und der Berücksichtigung von Farboptionen kann die Qualität der gedruckten Tabelle weiter verbessert werden.
  • Letztendlich trägt die ordnungsgemäße Formatierung zu einem professionellen Ausdruck bei, der die Daten in der Tabelle effektiv präsentiert und kommuniziert.


Seitenlayout einstellen


Wenn es darum geht, eine Excel -Tabelle zum Drucken zu formatieren, ist das Anpassen des Seitenlayouts wichtig, um sicherzustellen, dass Ihr Dokument professionell aussieht und leicht zu lesen ist. Hier sind einige wichtige Punkte zu berücksichtigen:

A. Seitenorientierung einstellen
  • Porträt vs. Landschaft:


    Bevor Sie Ihre Tabelle drucken, möchten Sie feststellen, ob es am besten ist, ein Porträt- oder Landschaftsorientieren zu verwenden. Das Porträt ist die Standardeinstellung und eignet sich am besten für Dokumente, die länger sind als breit, während Landschaft ideal für breitere Dokumente ist.
  • Orientierung ändern:


    Um die Ausrichtung Ihrer Tabelle zu ändern, navigieren Sie zur Registerkarte "Seitenlayout", klicken Sie auf die Ausrichtung und wählen Sie im Dropdown -Menü entweder Porträt oder Landschaft.

B. Ränder einstellen
  • Ränder einstellen:


    Die richtigen Margen sind für ein sauberes, professionell aussehendes gedrucktes Dokument unerlässlich. Greifen Sie auf die Registerkarte "Seitenlayout" zu, klicken Sie auf Ränder und wählen Sie die gewünschte Randgröße oder wählen Sie benutzerdefinierte Ränder, um spezifischere Anpassungen zu erhalten.
  • Anpassung von Margen:


    Wenn die Standard -Margenoptionen nicht Ihren Anforderungen entsprechen, können Sie die Margen anpassen, indem Sie auf benutzerdefinierte Margen klicken und Ihre bevorzugten Einstellungen im Dialogfeld "Setup" eingeben.

C. Druckbereich einstellen
  • Auswählen des Druckbereichs:


    Um festzulegen, welcher Teil Ihrer Tabelle Sie drucken möchten, markieren Sie die Zellen, die Sie in den Ausdruck aufnehmen möchten. Gehen Sie dann zur Registerkarte "Seitenlayout", klicken Sie auf den Druckbereich und wählen Sie den Druckbereich einstellen.
  • Löschen von Druckbereiche:


    Wenn Sie die Auswahl des Druckbereichs entfernen müssen, klicken Sie einfach auf Löschen des Druckbereichs, das sich auch im Dropdown -Menü des Druckbereichs befindet.


Inhalt formatieren


Bei der Vorbereitung einer Excel -Tabelle zum Drucken ist es wichtig, dass der Inhalt ordnungsgemäß formatiert ist, um ein professionelles und organisiertes Erscheinungsbild zu gewährleisten. Hier sind einige wichtige Formatierungstechniken zu berücksichtigen:

A. Säulenbreite einstellen


  • Klicken Sie auf den beschrifteten Spalten -Header, um die gesamte Spalte auszuwählen
  • Positionieren Sie den Cursor über den rechten Rand des ausgewählten Säulenkopfes, bis er in einen doppelköpfigen Pfeil verwandelt
  • Ziehen Sie den Rand nach rechts oder links, um die Säulenbreite einzustellen

B. Text einwickeln


  • Wählen Sie die Zelle oder Zellen, die den zu verpackten Text enthalten
  • Klicken Sie in der Ausrichtungsgruppe auf der Registerkarte "Home
  • Der Text wird nun in die Zelle einwickelt und die Zeilenhöhe nach Bedarf einstellt

C. Hinzufügen und Formatieren von Headern und Fußzeilen


  • Um eine Header oder Fußzeile hinzuzufügen, gehen Sie zur Registerkarte "Seitenlayout
  • Wählen Sie im Dropdown -Menü den gewünschten Header- oder Fußzeilenstil aus
  • Passen Sie den Header- und Fußzeile -Inhalt anhand der verfügbaren Optionen an, z. B. Seitenzahlen, Datum, Uhrzeit und Dateipfad hinzufügen


Unnötige Elemente entfernen


Bei der Vorbereitung einer Excel -Tabelle zum Drucken ist es wichtig, unnötige Elemente zu entfernen, die das allgemeine Erscheinungsbild und das Layout des Dokuments beeinflussen können. Dies beinhaltet das Verstecken von Gitterlinien, das Entfernen der Hintergrundfarbe und das Verstecken oder Entfernen von ungenutzten Zeilen oder Spalten.

A. Gitterlinien verstecken
  • Gehen Sie auf der Registerkarte "Ansicht" auf dem Excel -Band.
  • Deaktivieren Sie die Option "Gridlines", um die Gitterlinien in der Tabelle zu verbergen.

B. Hintergrundfarbe entfernen
  • Wählen Sie die Zellen mit Hintergrundfarbe aus, die Sie entfernen möchten.
  • Gehen Sie auf der Registerkarte "Home" auf dem Excel -Band und klicken Sie auf das Dropdown -Menü "Füllen Sie die Farbe".
  • Wählen Sie "keine Füllung" aus, um die Hintergrundfarbe aus den ausgewählten Zellen zu entfernen.

C. Verstecken oder Entfernen ungenutzter Zeilen oder Spalten
  • Um Zeilen oder Spalten auszublenden, wählen Sie die spezifischen Zeilen oder Spalten aus, die Sie ausblenden möchten.
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählten Zeilen oder Spalten und wählen Sie im Dropdown-Menü "Ausblenden".
  • Um nicht verwendete Zeilen oder Spalten zu löschen, wählen Sie die Zeilen oder Spalten aus, die Sie entfernen möchten.
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählten Zeilen oder Spalten und wählen Sie im Dropdown-Menü "Löschen".


Überprüfen und Anpassen der Druckeinstellungen


Vor dem Drucken einer Excel -Tabelle ist es wichtig, dass die Druckeinstellungen angepasst werden, um sicherzustellen, dass das Dokument wie beabsichtigt gedruckt wird. Hier sind die wichtigsten Schritte, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie eine Excel -Tabelle zum Drucken formatieren:

A. Vorschau des Drucks

Bevor Sie Ihre Tabelle an den Drucker senden, ist es eine gute Idee, den Druck anzunehmen, um zu sehen, wie er auf Papier aussieht. Auf diese Weise können Sie die erforderlichen Anpassungen vornehmen, bevor Sie Papier und Tinte verschwenden. Um den Druck anzunehmen, gehen Sie zu Datei> Drucken und klicken Sie auf die Schaltfläche „Vorschau“. Auf diese Weise werden Ihnen eine Vorschau darauf angezeigt, wie Ihre Tabelle beim Drucken aussehen wird.

B. Skalierung der Druckdrucken einstellen

Es ist üblich, dass eine Excel -Tabelle zu groß ist, um beim Drucken auf eine einzelne Seite zu passen. Um die Druckskalierung anzupassen, gehen Sie zu Datei> Drucken und klicken Sie auf die Optionen „Skalierung“. Hier können Sie die Tabelle an eine bestimmte Anzahl von Seiten anpassen, den Prozentsatz der ursprünglichen Größe anpassen oder eine benutzerdefinierte Skalierungsoption auswählen. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Tabelle mit der gewünschten Größe gedruckt wird.

C. Drucktitel einstellen

Wenn Sie eine große Tabelle drucken, kann es hilfreich sein, die Spalten- und Zeilenheader auf jeder Seite wiederholt, damit das Dokument das Lesen leichter zu erleichtern. Um Drucktitel festzulegen, gehen Sie zu Seitenlayout> Druckentitel. Hier können Sie die Zeilen und Spalten auswählen, die Sie auf jeder Seite wiederholen möchten, wenn Sie gedruckt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Header auf jeder Seite des gedruckten Dokuments sichtbar sind.


Berücksichtigung der Druckqualität


Bei der Formatierung einer Excel -Tabelle zum Drucken ist es wichtig, die Druckqualität zu berücksichtigen, um sicherzustellen, dass der endgültige Ausdruck Ihre Erwartungen entspricht. Hier sind einige Faktoren zu berücksichtigen:

A. Auswählen der richtigen Papiergröße
  • Standardpapiergrößen: Betrachten Sie die Standardpapiergrößen wie A4 oder Buchstaben, abhängig vom Drucker und der Region, in der die Tabelle gedruckt wird.
  • Benutzerdefinierte Papiergrößen: Wenn Sie auf einer nicht standardmäßigen Papiergröße drucken müssen, stellen Sie sicher, dass die Tabelle formatiert ist, um die benutzerdefinierten Abmessungen anzupassen.

B. Anpassung der Druckauflösung
  • DPI -Einstellungen: Überprüfen Sie die DPI -Einstellungen (Punkte pro Zoll) auf dem Drucker, um sicherzustellen, dass die Auflösung für die beste Druckqualität optimiert wird.
  • Druckvorschau: Verwenden Sie die Print -Vorschau -Funktion in Excel, um zu sehen, wie die Tabelle aussieht, wenn sie gedruckt wird, und passen Sie die Auflösung entsprechend an.

C. Berücksichtigung von Farbe oder Schwarz -Weiß -Druck
  • Farbdruck: Wenn die Tabelle farbcodierte Daten oder Elemente enthält, stellen Sie sicher, dass der Drucker den Farbdruck unterstützt und dass die Farben im Ausdruck genau dargestellt sind.
  • Schwarz -Weiß -Druck: Wenn keine Farbe erforderlich ist, sollten Sie in Schwarz und Weiß drucken, um Tinten- oder Tonerkosten zu sparen.


Abschluss


Abschließend ist die Formatierung einer Excel -Tabelle zum Drucken ein wesentlicher Schritt, um a zu gewährleisten professionell aussehend und polierter Ausdruck. Wenn Sie die in diesem Tutorial beschriebenen Schritte befolgen, können Sie leicht Passen Sie das Layout, die Ausrichtung und die Größe an Ihrer Tabelle, um Ihren Druckbedürfnissen zu entsprechen. Erinnere dich an Stellen Sie den Druckbereich ein, passen Sie die Ränder ein und fügen Sie Header und Fußzeilen hinzu Um das Erscheinungsbild Ihres Dokuments anzupassen. Sich die Zeit nehmen, um Formatieren Sie Ihre Excel -Tabelle richtig verbessert nicht nur die visuelle Anziehungskraft Ihrer Ausdrucke, sondern macht sie auch mehr lesbar und professionell Für Ihr Publikum.

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