Excel Tutorial: So finden Sie, wo externe Links in Excel sind

Einführung


Externe Links in Excel können für viele Benutzer oft eine Quelle der Frustration sein, insbesondere wenn sie versuchen, ihre Tabellenkalkulationen zu verwalten und zu aktualisieren. Diese Links beziehen sich auf Verbindungen mit Daten aus anderen Arbeitsmappen oder Quellen, und es ist wichtig zu wissen, wo sie sich befinden und wie sie umgehen.

  • Kurze Erklärung externer Links in Excel: Externe Links in Excel beziehen sich auf alle Datenverbindungen, die auf andere Arbeitsmappen, Dateien oder Datenquellen außerhalb der aktuellen Hinweise hinweisen. Diese Links können erstellt werden, wenn Funktionen wie Vlookup oder beim Importieren von Daten aus anderen Quellen verwendet werden.
  • Wichtigkeit des Auffindens und Verwaltens externer Links: Das Verständnis und Verwalten externer Verbindungen ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der Integrität und Genauigkeit Ihrer Excel -Arbeitsmappen. Es ist wichtig zu wissen, wo sich diese Links befinden, wie sie verwendet werden und wie sie bei Bedarf aktualisiert oder entfernen können.


Die zentralen Thesen


  • Das Verständnis von externen Links in Excel ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der Integrität und Genauigkeit Ihrer Tabellenkalkulationen.
  • Verwenden Sie Methoden wie das Tool mit Links bearbeiten, das Tool für die Vorverfolgung von Precessents, suchen und ersetzen Sie Tool und Name Manager, um externe Links in Excel zu finden.
  • Das Verwalten externer Links ist wichtig, da sie die Genauigkeit der Daten und die Dateigröße/-leistung beeinflussen können.
  • Übernehmen Sie Best Practices wie regelmäßig nach externen Links, das Aktualisieren oder Entfernen von nach Bedarf und das Aufbewahren eines Datensatzes zur zukünftigen Referenz.
  • Verhindern Sie externe Links, indem Sie absolute Referenzen, konsistente Dateibenennung und Ordnerstruktur verwenden und beim Kopieren und Einfügen von Daten vorsichtig sind.


Externe Links in Excel verstehen


Externe Links in Excel beziehen sich auf Verweise auf Daten oder Inhalte aus anderen Arbeitsmappen oder Quellen außerhalb des aktuellen Arbeitsbuchs. Diese Links können Formeln, Tabellen oder andere Arten von Referenzen sein, die Daten aus einer externen Quelle ziehen.

A. Definition externer Links

Externe Links in Excel sind wichtig, um dynamische und miteinander verbundene Arbeitsmappen zu erstellen. Sie können jedoch auch Herausforderungen stellen, wenn es darum geht, die Daten zu verwalten und zu aktualisieren. Das Verständnis, wo sich diese externen Verbindungen befinden, ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der Integrität Ihrer Excel -Arbeitsmappen.

B. Beispiele für externe Verbindungen in Excel
  • Formeln: In Formeln können externe Links vorhanden sein, z. B. in Bezug auf eine Zelle aus einem anderen Arbeitsbuch oder das Ziehen von Daten aus einer externen Quelle.
  • Tische: Beim Erstellen von Tabellen in Excel ist es üblich, mit Daten aus anderen Arbeitsmappen oder Quellen zu verknüpfen und externe Links innerhalb der Arbeitsmappe zu erstellen.
  • Diagramme und Grafiken: Wenn auf ein Diagramm oder ein Diagramm in Excel Daten aus einem anderen Arbeitsbuch verweist, wird ein externer Link erstellt, der verwaltet werden muss.


Methoden, um externe Links in Excel zu finden


Bei der Arbeit mit Excel -Tabellenkalkulationen ist es wichtig, externe Links zu identifizieren und zu verwalten, die möglicherweise vorhanden sein können. Hier sind einige Methoden, mit denen Sie externe Links in Excel finden können:

A. Verwenden des Tools Links bearbeiten

Mit dem Tool von Links bearbeiten in Excel können Sie externe Links in Ihrer Tabelle anzeigen und verwalten. Um auf dieses Tool zuzugreifen, gehen Sie zur Registerkarte Daten und klicken Sie auf die Schaltfläche Links bearbeiten. Dies zeigt Ihnen eine Liste aller externen Links in Ihrer Tabelle, einschließlich ihrer Quelle und des Standorts.

B. Verwenden des Tools der Spurenpräzedenzfälle

Mit dem Tool von Trace Presidents können Sie auch externe Links in Ihrer Excel -Tabelle identifizieren. Sie können die Präzedenzfälle einer Zelle visuell verfolgen und zeigen, woher die Daten in dieser Zelle stammen. Um dieses Tool zu verwenden, wählen Sie die Zelle aus, die Sie verfolgen möchten, und gehen Sie dann zur Registerkarte "Formeln" und klicken Sie auf die Taste der Trea -Präzedenzfälle.

C. Verwenden Sie das Tool mit Find und Ersetzen

Das Tool für Find & Ersatz kann nützlich sein, um externe Links in Ihrer Excel -Tabelle zu finden. Verwenden Sie einfach die Find -Funktion, um nach bestimmten Text oder Formeln zu suchen, die das Vorhandensein externer Links anzeigen können. Sie können dann die Funktion ersetzen, um alle gefundenen externen Links zu entfernen oder zu aktualisieren.

D. Überprüfen Sie nach externen Links im Namensmanager

Eine andere Möglichkeit, externe Links in Excel zu finden, besteht darin, den Namensmanager zu überprüfen. Mit diesem Tool können Sie alle benannten Bereiche in Ihrer Tabelle anzeigen und verwalten, einschließlich aller vorhandenen externen Links. Um auf den Namensmanager zuzugreifen, gehen Sie zur Registerkarte "Formeln" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Name Manager".


Wichtigkeit der Verwaltung externer Links


Externe Links in Excel können erhebliche Auswirkungen auf die Genauigkeit Ihrer Daten sowie die Leistung Ihrer Datei haben. Es ist wichtig zu verstehen, wie sich diese Links auf Ihre Arbeit auswirken und wie sie effektiv verwaltet werden können.

A. Wie externe Links die Datengenauigkeit auf die Datengenauigkeit auswirken können

  • Externe Links können Fehler oder Unstimmigkeiten in Ihren Daten verursachen, wenn die verknüpfte Quelle nicht aktualisiert oder genau ist.
  • Änderungen in der verknüpften Quelle können auch zu falschen oder veralteten Informationen in Ihrer Excel -Datei führen.
  • Es ist wichtig, dass Sie alle externen Links in Ihrer Datei bewusst sind, um die Genauigkeit Ihrer Daten zu gewährleisten.

B. Wie externe Links die Größe und Leistung von Dateien beeinflussen können

  • Externe Links können die Größe Ihrer Excel -Datei erhöhen, was zu einer langsameren Leistung und potenziellen Problemen mit der Dateispeicherung führt.
  • Eine große Anzahl externer Verbindungen kann auch die Berechnungs- und Neuberechnungsprozesse in Excel verlangsamen und sich auf die Gesamtleistung auswirken.
  • Das Verwalten externer Links kann dazu beitragen, die Dateigröße zu optimieren und die Leistung Ihrer Excel -Arbeitsmappen zu verbessern.


Best Practices für die Verwaltung externer Links


Bei der Arbeit mit Excel -Tabellenkalkulationen, die externe Links enthalten, ist es wichtig, ein klares Verständnis dafür zu haben, wo sich diese Links befinden und wie sie verwaltet werden. Wenn Sie Best Practices für die Verwaltung externer Links befolgen, können Sie die Integrität und Genauigkeit Ihrer Daten sicherstellen.

A. regelmäßig nach externen Links prüfen
  • Verwenden Sie die Funktion "Links bearbeiten"


    Excel bietet ein integriertes Tool mit dem Namen "Links bearbeiten", mit dem Sie alle externen Links in Ihrem Arbeitsbuch anzeigen können. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, diese Funktion regelmäßig zu überprüfen, um alle vorhandenen externen Links zu identifizieren.

  • Überprüfen Sie, ob Sie Links beim Öffnen eines Arbeitsbuchs eröffnen


    Wenn Sie eine Arbeitsmappe mit externen Links öffnen, fordert Sie Excel auf, die Links zu aktualisieren. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um die Links zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie noch gültig sind.


B. Aktualisieren oder Entfernen von externen Links nach Bedarf
  • Aktualisieren Sie Links zur neuesten Version


    Wenn Sie externe Datenquellen verwenden, die regelmäßig aktualisiert werden, stellen Sie sicher, dass Ihre Links auf die neueste Version der Daten hinweisen. Dies wird dazu beitragen, Unstimmigkeiten in Ihrer Analyse zu verhindern.

  • Entfernen Sie unnötige Links


    Wenn Sie in Ihrem Arbeitsbuch keine bestimmten externen Links mehr benötigen, sollten Sie sie entfernen, um Ihren Datenverwaltungsprozess zu optimieren. Unnötige Links können zu Verwirrung und potenziellen Fehlern führen.


C. Aufzeichnung von externen Links als zukünftige Referenz beibehalten
  • Dokumentieren Sie die Quellen externer Links


    Es ist hilfreich, die Quellen Ihrer externen Links wie die Website oder Datenbank, aus der die Daten importiert werden, aufzuzeichnen. Diese Dokumentation kann für die Fehlerbehebung und Prüfungszwecke wertvoll sein.

  • Verwalten Sie ein Protokoll mit Link -Updates und -umhebungen


    Behalten Sie die Updates oder Entfernungen externer Links in Ihrer Arbeitsmappe im Auge. Dieses Protokoll kann als Referenzpunkt für das Verständnis der Entwicklung Ihrer Datenverbindungen im Laufe der Zeit dienen.



Tipps zur Verhinderung externer Verbindungen in Excel


Bei der Arbeit in Excel ist es wichtig, externe Links zu berücksichtigen, die Probleme mit Ihren Tabellen verursachen können. Hier sind einige Tipps, um externe Links zu verhindern und Ihre Excel -Dateien zu organisieren.

Mit absoluten Referenzen


  • Eine Möglichkeit, externe Links in Excel zu verhindern, besteht darin, absolute Referenzen beim Erstellen von Formeln zu verwenden. Absolute Referenzen sperren in der Zellreferenz und verhindern, dass sie sich ändern, wenn die Formel an einen anderen Ort kopiert wird oder wenn neue Zeilen oder Spalten eingefügt werden.
  • Durch die Verwendung absoluter Referenzen können Sie sicherstellen, dass Ihre Formeln immer auf die beabsichtigten Zellen innerhalb desselben Arbeitsbuchs verweisen und die Wahrscheinlichkeit reduzieren, externe Links zu erstellen.

Verwenden einer konsistenten Datei -Benennung und Ordnerstruktur


  • Eine andere Möglichkeit, externe Links zu verhindern, besteht darin, eine konsistente Datei -Benennung und Ordnerstruktur für Ihre Excel -Dateien zu verwalten.
  • Indem Sie Ihre Dateien in klar beschrifteten Ordnern organisieren und einer Namenskonvention nachkommen, können Sie das Risiko reduzieren, versehentlich mit der falschen Datei oder dem falschen Standort zu verknüpfen.
  • Die Konsistenz in der Dateiorganisation kann es auch erleichtern, verknüpfte Dateien zu finden und zu aktualisieren, wodurch potenzielle Fehler in Ihren Tabellenkalkulationen minimiert werden.

Vorsicht beim Kopieren und Einfügen von Daten vorsichtig sein


  • Beim Kopieren und Einfügen von Daten zwischen Excel -Arbeitsmappen ist es wichtig, potenzielle externe Verbindungen vorsichtig und achtsam zu sein.
  • Überlegen Sie sich vor dem Einfügen von Daten mit der Funktion "Special" einfügen, um anzugeben, ob Werte, Formeln oder Formatierung eingefügt werden, um unbeabsichtigte Links zu externen Quellen zu verhindern.
  • Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie alle Formeln überprüfen und aktualisieren, die möglicherweise von den eingefügten Daten betroffen sind, um sicherzustellen, dass sie auf die richtigen Zellen innerhalb derselben Arbeitsmappe verweisen.


Abschluss


Rekapitulieren: Die Verwaltung externer Links in Excel ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der Datengenauigkeit und Integrität. Es ist wichtig, diese Links regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass Ihre Tabellen wie beabsichtigt funktionieren.

Ermutigung: Ich ermutige Sie, die in diesem Blog -Beitrag diskutierten Tipps und Methoden anzuwenden, um externe Links in Excel effektiv zu verarbeiten. Indem Sie Ihre externen Links proaktiv und fleißig halten, können Sie sich auf lange Sicht Zeit und Frustration sparen.

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