Excel -Tutorial: Wie man die Arbeitsmappe in Excel dupliziert

Einführung


Wenn Sie an einer komplexen Tabelle arbeiten oder eine Sicherung Ihrer Arbeit erstellen möchten, kann es äußerst wichtig sein, ein Arbeitsbuch in Excel zu duplizieren. In diesem Tutorial werden wir das behandeln Schritte zum Duplikat eines Arbeitsmokas In Excel können Sie problemlos eine Kopie Ihrer Datei für die zukünftige Verwendung oder Referenz erstellen.

Überblick über die Schritte, die im Tutorial behandelt werden sollen:


  • Schritt 1: Öffnen Sie die Arbeitsmappe, die Sie duplizieren möchten
  • Schritt 2: Klicken Sie in der oberen linken Ecke auf "Datei"
  • Schritt 3: Wählen Sie "Speichern als" und wählen Sie einen Ort für das doppelte Arbeitsbuch aus
  • Schritt 4: Benennen Sie bei Bedarf die Datei um und klicken Sie auf "Speichern"


Die zentralen Thesen


  • Das Duplizieren eines Arbeitsbuchs in Excel ist wichtig, um Backups zu erstellen und Kopien für verschiedene Anwendungsfälle zu erstellen.
  • Die Schritte zum Duplikat eines Arbeitsbuchs umfassen das Öffnen des Arbeitsbuchs, die Verwendung der Funktion "speichern" und das Umbenennen des doppelten Arbeitsbuchs.
  • Das Erforschen von Tastaturverknüpfungen und das Anpassen von Verknüpfungen können dazu beitragen, Arbeitsmappen für bestimmte Anforderungen schnell zu duplizieren.
  • Die Organisation doppelter Arbeitsmappen mit einer Ordnerstruktur und konsistenten Namenskonventionen ist eine bewährte Verfahren für das effiziente Dateimanagement.
  • Das Identifizieren und Entfernen von leeren Zeilen in Arbeitsmappen kann bei der Aufrechterhaltung einer sauberen und organisierten Tabelle helfen.


Verstehen der Notwendigkeit, ein Arbeitsbuch zu duplizieren


Bei der Arbeit mit Excel ist es wichtig zu verstehen, wie wichtig es ist, ein Arbeitsbuch zu duplizieren. Es gibt verschiedene Gründe, warum Sie möglicherweise ein Duplikat Ihres Arbeitsbuchs erstellen müssen, einschließlich:

A. Bedeutung der Erstellung einer Backup

Das Erstellen eines Duplikums Ihres Arbeitsbuchs dient als Sicherung, falls die Originaldatei beschädigt oder versehentlich gelöscht wird. Dies stellt sicher, dass Sie keine wichtigen Daten oder Arbeiten verlieren.

B. eine Kopie für verschiedene Anwendungsfälle erstellen

Möglicherweise müssen Sie eine Kopie Ihrer Arbeitsmappe für verschiedene Anwendungsfälle erstellen, z. B. das Teilen mit verschiedenen Teams, Änderungen vornehmen, ohne das Original zu beeinflussen oder es als Vorlage für zukünftige Projekte zu verwenden.


Schritte zum Duplikat eines Arbeitsbuchs in Excel


Bei der Arbeit mit Excel ist es häufig erforderlich, ein Arbeitsbuch zu duplizieren, um Änderungen vorzunehmen, ohne die Originaldatei zu beeinflussen. Hier sind die Schritte, um ein Arbeitsbuch in Excel zu duplizieren:

A. Öffnen Sie die Arbeitsmappe, um dupliziert zu werden


  • Schritt 1: Starten Sie Microsoft Excel und öffnen Sie die Arbeitsmappe, die Sie duplizieren möchten.

B. Verwenden Sie die Funktion "speichern als", um ein Duplikat zu erstellen


  • Schritt 2: Klicken Sie in der oberen linken Ecke des Excel-Fensters auf die Registerkarte "Datei".
  • Schritt 3: Wählen Sie im Dropdown-Menü "Speichern als".
  • Schritt 4: Wählen Sie im Dialogfeld "Speichern als" den Ort, an dem Sie die doppelte Arbeitsmappe speichern möchten.
  • Schritt 5: Geben Sie einen neuen Namen für das doppelte Arbeitsbuch im Feld "Dateiname" ein.
  • Schritt 6: Wählen Sie das Dateiformat aus, das Sie für das doppelte Arbeitsbuch verwenden möchten (z. B. Excel Workbook (.xlsx), Excel Makro-fähiger Workbook (.xlsm) usw.).
  • Schritt 7: Klicken Sie auf "Speichern", um die doppelte Arbeitsmappe zu erstellen.

C. Um das duplizierte Arbeitsbuch umbenennen


  • Schritt 8: Sobald das doppelte Arbeitsbuch gespeichert wurde, können Sie es umbenennen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei an dem Ort klicken, an dem es gespeichert wurde, "umbenennen" und einen neuen Namen für die Datei eingeben.

Wenn Sie diesen Schritten befolgen, können Sie eine Arbeitsmappe in Excel problemlos duplizieren, sodass Sie die Flexibilität geben, Änderungen vorzunehmen, ohne die Originaldatei zu ändern.


Verwenden von Verknüpfungen zum Duplizieren von Arbeitsmappen


Bei der Arbeit mit Excel ist es wichtig, effiziente Möglichkeiten zum Duplizieren von Arbeitsmappen zu haben. Durch die Verwendung von Tastaturverknüpfungen können Sie eine Arbeitsmappe schnell und einfach duplizieren und Ihnen Zeit und Mühe sparen. Lassen Sie uns untersuchen, wie das geht.

A. Erkundung von Tastaturverknüpfungen für schnelle Duplikation
  • Duplizieren Sie die aktuelle Arbeitsmappe


    Eine der am häufigsten verwendeten Tastaturverknüpfungen zum Duplizieren einer Arbeitsmappe ist Strg + o. Diese Verknüpfung eröffnet ein Duplikat des aktuellen Arbeitsbuchs, sodass Sie Änderungen vornehmen können, ohne die Originaldatei zu beeinflussen.

  • Dupliziere ein ausgewähltes Arbeitsbuch


    Wenn Sie eine bestimmte Arbeitsmappe duplizieren möchten, können Sie die Verknüpfung verwenden Strg + c Um das Arbeitsbuch zu kopieren und dann zu verwenden Strg + v So erstellen Sie das Kopieren und erstellen Sie ein Duplikat.

  • Verwenden Sie die "Save as" -Knortellion


    Eine weitere schnelle Möglichkeit, eine Arbeitsmappe zu duplizieren F12. Auf diese Weise können Sie eine Kopie der Arbeitsmappe mit einem neuen Namen und Ort speichern.


B. Anpassung von Verknüpfungen für bestimmte Bedürfnisse
  • Passen Sie Tastaturverknüpfungen an


    Wenn die Standard -Tastaturverknüpfungen nicht Ihren Einstellungen entsprechen, können Sie mit Excel Verknüpfungen anpassen, um Ihre spezifischen Anforderungen besser zu entsprechen. Sie können dies tun, indem Sie auf die Registerkarte "Datei" gehen, "Optionen" auswählen und dann "Customize Ribbon" und "Tastatur -Verknüpfungen" auswählen.

  • Erstellen Sie Makroverknüpfungen


    Für fortgeschrittenere Benutzer kann das Erstellen von Makros und das Zuweisen von Tastaturverknüpfungen zu ihnen den Prozess der Duplikation von Arbeitsmappen optimieren. Dies kann auf der Registerkarte "Ansicht" unter "Makros" und "Record Macro" erfolgen.



Best Practices für die Organisation doppelter Arbeitsmappen


Bei der Arbeit mit doppelten Arbeitsmappen in Excel ist es wichtig, einen strukturierten Organisationsansatz festzulegen. Wenn Sie Best Practices für die Organisation doppelter Arbeitsmappen befolgen, können Sie Ihren Workflow optimieren und sicherstellen, dass Ihre Dateien leicht zu finden und zu verwalten sind.

A. Erstellen einer Ordnerstruktur für doppelte Arbeitsmappen


Einer der ersten Schritte bei der Organisation doppelter Arbeitsmappen besteht darin, eine Ordnerstruktur zu erstellen, in der alle Ihre duplizierten Dateien untergebracht werden. Dies kann dazu beitragen, Unordnung und Verwirrung zu verhindern und bei Bedarf die Suche nach bestimmten Arbeitsmappen zu erleichtern.

Einige vorgeschlagene Ordnerstruktur könnten umfassen:

  • Kundenname oder Projektname: Erstellen Sie einen Hauptordner für jeden Client oder Projekt und organisieren Sie dann doppelte Arbeitsmappen in diesen Unterordnern.
  • Jahr oder Datum: Erwägen Sie, doppelte Arbeitsmappen nach Jahr oder Datum zu organisieren, insbesondere wenn Sie an langfristigen Projekten arbeiten, die mehrere Jahre umfassen.
  • Dateityp: Sie können auch in Betracht ziehen, doppelte Arbeitsmappen nach Dateityp zu organisieren, z. B. "Finanzberichte" oder "Verkaufsdaten".

B. Verwenden konsequenter Namenskonventionen


Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Organisation doppelter Arbeitsbücher ist die Verwendung konsistenter Namenskonventionen für Ihre Dateien. Dies kann dazu beitragen, Verwirrung zu verhindern und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder in der Lage sind, bestimmte Arbeitsmappen problemlos zu identifizieren und zu lokalisieren.

Einige Best Practices für die Benennung von doppelten Arbeitsbüchern umfassen:

  • Schlüsseldetails eingeben: Verwenden Sie beschreibende Namen, die Schlüsseldetails enthalten, z. B. den Clientnamen, den Projektnamen oder den Datumsbereich.
  • Verwenden Sie die Versionskontrolle: Wenn Sie mehrere Versionen derselben Arbeitsmappe erstellen, sollten Sie eine Versionsnummer in den Dateinamen einbeziehen, um Änderungen zu verfolgen.
  • Vermeiden Sie Sonderzeichen: Vermeiden Sie bei der Benennung doppelter Arbeitsmappen Sonderzeichen oder Symbole, die möglicherweise Kompatibilitätsprobleme erzeugen.


Tipps zum Entfernen leerer Zeilen


Bei der Arbeit mit großen Datensätzen in Excel ist es üblich, auf leere Zeilen zu stoßen, die für eine bessere Organisation und Analyse entfernt werden müssen. Hier sind einige Tipps zum effizienten Identifizieren und Löschen von leeren Zeilen in Ihrer Arbeitsmappe.

A. Identifizieren und Auswählen leerer Zeilen


  • Verwenden Sie die Spezialfunktion: Drücken Sie die Spezialfunktion Strg + g Klicken Sie zum Öffnen des Dialogfelds "Go to" und dann klicken Sie auf Besonders und auswählen Lücken. Dadurch wird alle leeren Zellen im Arbeitsblatt ausgewählt, sodass es einfach ist, ganze leere Zeilen zu identifizieren und zu löschen.
  • Filtern Sie die Daten: Verwenden Sie die Filter Funktion, um nur die leeren Zellen in einer bestimmten Spalte anzuzeigen. Dies kann Ihnen helfen, die leeren Zeilen effizienter zu identifizieren und auszuwählen.

B. leere Zeilen effizient löschen


  • Verwenden Sie die Funktion "zu Special": Nachdem Sie die leeren Zellen mithilfe der Spezialfunktion ausgewählt haben, können Sie die gesamten Zeilen einfach löschen, indem Sie mit der rechten Maustaste klicken und auswählen Löschen.
  • Filter und Löschen: Wenn Sie die Filterfunktion verwendet haben, um nur die leeren Zellen anzuzeigen, können Sie die gesamten Zeilen auswählen und löschen, indem Sie mit der rechten Maustaste klicken und auswählen Löschen.
  • Verwenden Sie ein Makro: Wenn Sie häufig leere Zeilen aus Ihren Arbeitsmappen entfernen müssen, sollten Sie ein Makro erstellen, das den Vorgang für Sie automatisiert. Dies kann Ihnen auf lange Sicht Zeit und Mühe sparen.


Abschluss


Zusammenfassend ist das Duplizieren eines Arbeitsbuchs in Excel ein wichtig Fähigkeit, die ursprünglichen Daten aufrechtzuerhalten und Änderungen vorzunehmen, ohne sich auf das Originaldokument auszuruhen. Es bietet auch eine Möglichkeit, an verschiedenen Versionen desselben Datensatzes zu arbeiten. Wenn Sie weiterhin in Excel mehr Funktionen üben und untersuchen, werden Sie dieses leistungsstarke Tool für das Datenmanagement und die Analyse besser nutzen.

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