Excel -Tutorial: Wie man Mail mit Excel verschmilzt

Einführung


Sind Sie es satt, immer wieder in Ihren E -Mails oder Briefen manuell die gleichen Informationen einzugeben? Post verschmelzen ist eine praktische Funktion, mit der Sie eine Menge personalisierter Dokumente oder E -Mails erstellen können, indem Sie a kombinieren Vorlage mit Daten von a Kalkulationstabelle. In diesem Tutorial werden wir Ihnen zeigen Excelund wie es Ihnen Zeit und Mühe sparen kann, wenn Sie Massenkommunikation aussenden.


Die zentralen Thesen


  • Mail Merge ist eine Funktion, mit der Sie personalisierte Dokumente erstellen können, indem Sie eine Vorlage mit Daten aus einer Tabelle kombinieren.
  • Durch die Verwendung von E -Mails mit Excel können Sie Zeit und Mühe sparen, wenn Sie Massenkommunikation aussenden.
  • Organisieren und reinigen Sie Ihre Daten in Excel, um einen reibungslosen E -Mail -Verschiebungsprozess sicherzustellen.
  • Das Verbinden von Excel mit Word und Einfügen von Merge -Feldern sind wichtige Schritte beim Erstellen des E -Mail -Zusammenschluss -Dokuments.
  • Vorschau und überprüfen Sie Ihre E-Mail, bevor Sie sie ausfüllen, um die Genauigkeit zu gewährleisten.


Richten Sie Ihre Excel -Tabelle ein


Bevor Sie mit Excel eine E -Mail -Verschmelzung durchführen können, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Tabelle ordnungsgemäß mit dem E -Mail -Zusammenlauf zur Arbeit eingerichtet ist. Dies beinhaltet die Organisation Ihrer Daten, die Gewährleistung der Genauigkeit und das Hinzufügen von Headern zu Ihren Spalten.

A. Organisieren Sie Ihre Daten in Excel


Organisieren Sie Ihre Daten in Excel auf eine Weise, die für Ihre E -Mail -Verschmelzung sinnvoll ist. Dies kann die Anordnung der Informationen in separaten Spalten wie Vorname, Nachname, Adresse, Stadt, Staat und Postleitzahl beinhalten. Wenn Sie Ihre Daten organisiert haben, erleichtert es, während des E -Mail -Merge -Prozesss zu arbeiten.

B. Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten sauber und genau sind


Es ist wichtig sicherzustellen, dass Ihre Daten sauber und genau sind, bevor Sie mit einer E -Mail -Verschmelzung fortfahren. Überprüfen Sie, ob Rechtschreibfehler, fehlende oder unvollständige Informationen und doppelte Einträge. Durch das Aufräumen Ihrer Daten können Fehler und Ungenauigkeiten in Ihren E -Mail -Zusammenführungsdokumenten verhindern.

C. Verwenden Sie Header für jede Spalte


Verwenden Sie beim Einrichten Ihrer Excel -Tabelle für jede Datenspalte, die Header für jede Datenspalte verwenden. Dies hilft Ihnen, und der E -Mail -Zusammenlauf identifizieren die Art der Informationen in jeder Spalte, z. B. "Vorname", "Nachname", "Adresse" usw. Durch die Verwendung von Headern erleichtert es, Ihre Datenfelder während der E -Mail -Zusammenführung abzubilden.


Erstellen des E -Mail -Merge -Dokuments


Wenn es um E -Mails mit Excel geht, ist das Erstellen des E -Mail -Merge -Dokuments in Word der erste Schritt. Hier erfahren Sie, wie es geht:

A. Öffnen Sie ein neues Wortdokument
  • Starten Sie Microsoft Word auf Ihrem Computer.
  • Öffnen Sie ein neues, leeres Dokument, um den E -Mail -Merge -Prozess zu starten.

B. Gehen Sie zur Registerkarte "Mailings"
  • Sobald das neue Dokument geöffnet ist, navigieren Sie zur Registerkarte "Mailings" oben in der Wortschnittstelle.

C. Wählen Sie "E -Mail -Merge starten" und wählen Sie den Dokumenttyp, den Sie erstellen möchten
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche "E-Mail" starten ", um ein Dropdown-Menü zu öffnen.
  • Wählen Sie den Dokumenttyp, den Sie erstellen möchten, wie Briefe, Umschläge, Beschriftungen oder E -Mail -Nachrichten. Dadurch werden die Layout- und Formatierungsoptionen festgelegt, die für die E -Mail -Zusammenführung verfügbar sind.


Excel mit Wort verbinden


Eine der leistungsstärksten Funktionen von Microsoft Word ist Mail Merge, mit dem Sie personalisierte Dokumente wie Briefe oder Etiketten erstellen können. Indem Sie Word mit einer Excel -Tabelle verbinden, können Sie Daten problemlos aus Excel in Word -Dokumente zusammenschließen.

A. Wählen Sie in Wort "Empfänger auswählen"
  • Navigieren Sie in Word zur Registerkarte "Mailings"
  • Klicken Sie auf "Start Mail Merge" und wählen Sie je nach Ihren Anforderungen "Briefe" oder "E -Mail -Nachrichten" aus
  • Wählen Sie "Empfänger auswählen" und dann "Verwenden Sie eine vorhandene Liste"

B. "Verwenden Sie eine vorhandene Liste"
  • Nach der Auswahl "Verwenden einer vorhandenen Liste" wird ein Dialogfeld angezeigt
  • Navigieren Sie zu dem Ort, an dem Ihre Excel -Tabelle gespeichert wird
  • Wählen Sie die Excel -Datei aus und klicken Sie auf "Öffnen".

C. Navigieren Sie zu Ihrer Excel -Tabelle und wählen Sie es aus
  • Sobald Sie Ihre Excel -Datei geöffnet haben, können Sie ein Dialogfeld angezeigt
  • Wählen Sie das Blatt und klicken Sie auf "OK", um Ihre Excel -Tabelle mit Ihrem Word -Dokument zu verbinden

Wenn Sie diese Schritte ausführen, können Sie Ihre Excel -Tabelle problemlos an Word anschließen und die Leistung der E -Mail -Verschmelzung nutzen, um personalisierte Dokumente problemlos zu erstellen.


Einfügen von Merge -Feldern


Wenn Sie eine Post mit Excel verschmelzen, ist das Einfügen von Merge -Feldern ein entscheidender Schritt bei der Personalisierung Ihrer Dokumente. Befolgen Sie die folgenden Schritte, um die Felder für die Fusionen in Ihr Wortdokument nahtlos einzufügen.

A. Platzieren Sie Ihren Cursor, wo Sie ein Fusionsfeld einfügen möchten


Stellen Sie vor dem Einfügen von Merge -Feldern sicher, dass Ihr Cursor genau in Ihrem Word -Dokument auf den Cursor gelegt wird, an dem die Daten aus Ihrer Excel -Tabelle angezeigt werden sollen.

B. Wählen Sie in Wort "Feld einfügen" einfügen "


Sobald Ihr Cursor am richtigen Ort ist, navigieren Sie in Ihrem Word -Dokument zur Option "Feld" merge merge ". Mit dieser Funktion können Sie die spezifischen Datenfelder aus Ihrer Excel -Tabelle auswählen und einfügen.

C. Wählen Sie die Felder in Ihrer Excel -Tabelle aus, um sie in das Dokument einfügen zu können


Nach der Auswahl von "Feld" merge einfügen "wird eine Liste von Feldern aus Ihrer Excel -Tabelle angezeigt. Wählen Sie einfach die Felder aus, die Sie in Ihr Word -Dokument einfügen möchten. Diese Bereiche können Namen, Adressen oder andere relevante Informationen enthalten, die Sie für Ihre Empfänger personalisieren möchten.


Vorschau und Abschluss der Mail -Verschmelzung


Nach dem Einrichten Ihrer E -Mail -Verschmelzung in Excel ist es wichtig, den Vorgang voranzutreiben und abzuschließen, um sicherzustellen, dass alles genau und bereit ist. Hier sind die Schritte, die Sie folgen müssen:

A. Verwenden Sie die Schaltfläche "Vorschauergebnisse", um sicherzustellen, dass alles korrekt aussieht
  • Vor Abschluss der Zusammenführung ist es wichtig, die Ergebnisse voranzutreiben, um sicherzustellen, dass die Daten mit Ihrem Dokument korrekt verschmolzen.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Vorschauergebnisse", um festzustellen, wie jeder Datensatz so aussehen wird, dass Sie mit Ihrem Dokument zusammengeführt werden.

B. Führen Sie die erforderlichen Anpassungen vor
  • Wenn Sie während der Vorschau Fehler oder Formatierungsprobleme bemerken, kehren Sie zu Ihrer Excel -Tabelle zurück und nehmen Sie die erforderlichen Anpassungen an den Daten vor.
  • Stellen Sie sicher, dass alle Felder korrekt zugeordnet sind und dass die Formatierung über alle Datensätze konsistent ist.

C. Vervollständigen Sie die Zusammenführung und speichern Sie Ihre Dokumente
  • Sobald Sie mit den vorgeschriebenen Ergebnissen zufrieden sind, können Sie die Zusammenführung abschließen.
  • Wählen Sie die Option zum Vervollständigen der Zusammenführung und drucken Sie die Dokumente entweder aus oder speichern Sie sie je nach Ihrer Präferenz als einzelne Dateien.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Dokumente an einem Ort speichern, an dem Sie bei Bedarf problemlos für die Verteilung oder weitere Bearbeitung zugreifen können.


Abschluss


Zusammenfassend ist die E -Mail mit Excel ein leistungsstarkes Tool, mit dem Sie Zeit und Mühe sparen können, wenn Sie die Bulk -Kommunikation senden. Um zusammenzufassen, müssen Sie zuerst Ihre Daten in einer Excel -Tabelle haben, dann Ihr Dokument in Word erstellen und schließlich die E -Mail -Merge -Funktion verwenden, um die beiden zu kombinieren. Die zeitsparenden Vorteile der Verwendung von E-Mails können nicht überbewertet werden, da die Notwendigkeit des Manuelles erstellen und senden, einzelne E-Mails oder Briefe zu erstellen und zu senden. Ich ermutige Sie, in Excel zu praktizieren und mit E -Mail -Fusionen zu experimentieren, um sich mit seinen Fähigkeiten vertraut zu machen und das Beste aus dieser wertvollen Funktion zu machen.

Excel Dashboard

ONLY $99
ULTIMATE EXCEL DASHBOARDS BUNDLE

    Immediate Download

    MAC & PC Compatible

    Free Email Support

Related aticles