Excel -Tutorial: Wie man eine Post aus Excel macht

Einführung


Mail -Zusammenführung ist eine leistungsstarke Funktion in Excel Auf diese Weise können Sie personalisierte Dokumente wie Briefe oder Etiketten für mehrere Empfänger erstellen. Durch die Verwendung von E -Mails können Sie können Zeit und Mühe sparen Durch automatisch einzelne Empfängerinformationen aus einer Excel -Tabelle in ein Dokument einfügen. Dies gewährleistet nicht nur Konsistenz über all Ihre Kommunikation, aber auch Erhöht die Effizienz Im Umgang mit großen Listen von Kontakten.


Die zentralen Thesen


  • Die E -Mail -Zusammenführung in Excel ermöglicht personalisierte Dokumente für mehrere Empfänger.
  • Durch die Verwendung von E -Mails können Sie Zeit und Mühe sparen, indem automatisch einzelne Empfängerinformationen eingefügt werden.
  • Die korrekte Formatierung der Excel -Tabelle und der Datenquelle ist entscheidend für eine erfolgreiche Mail -Verschmelzung.
  • Das Anpassen des Dokumentlayouts und Formatierens kann das allgemeine Erscheinungsbild der zusammengeführten Dokumente verbessern.
  • Das Erforschen verschiedener Mail -Zusammenführungsoptionen in Excel und Word kann zu einer erhöhten Kommunikationsereignis führen.


Verständnis der Datenquelle


Wenn es darum geht, eine E -Mail -Verschmelzung von Excel durchzuführen, ist es wichtig, die Datenquelle gut zu verstehen. Dies beinhaltet das Wissen, wie die Tabelle formatiert und sicherstellt, dass die richtigen Daten vorhanden sind.

A. Erklären Sie, wie Sie die Excel -Tabelle für die E -Mail -Verschmelzung formatieren

Vor der Durchführung einer Mail -Verschmelzung ist es entscheidend, die Excel -Tabelle korrekt zu formatieren. Dies beinhaltet die Organisation der Daten in Spalten, wobei jede Spalte eine andere Informationen darstellt, die in der E -Mail -Zusammenführung verwendet werden. Zum Beispiel können Spalten Empfängernamen, Adressen und andere relevante Details enthalten, die in das E -Mail -Merge -Dokument enthalten sind.

B. Besprechen Sie, wie wichtig es ist, die richtigen Daten in der Tabelle zu haben

Die korrekten Daten in der Tabelle zu haben, ist für eine erfolgreiche Mail -Verschmelzung von entscheidender Bedeutung. Dies schließt sicher, dass alle Informationen korrekt und aktuell sind. Darüber hinaus ist es wichtig zu überprüfen, ob die Daten auf eine Weise organisiert sind, die einen reibungslosen und effizienten Zusammenführungsverfahren ermöglicht. Ohne die korrekten Daten kann das E -Mail -Merge -Dokument Fehler enthalten oder unvollständig sein, was den Absender schlecht widerspiegeln und letztendlich die Effektivität der E -Mail -Verschmelzung beeinflusst.


Einrichten der Mail verschmelzen in Word


Bei der Verwendung von Microsoft Word für die E -Mail -Zusammenführung ist es wichtig, den Prozess korrekt einzurichten, um eine reibungslose und effiziente Zusammenführung zu gewährleisten. Hier sind die Schritte, die Sie folgen müssen:

  • Öffnen Sie Microsoft Word und wählen Sie die Registerkarte "Mailings" aus
  • Wählen Sie die Art des Dokuments, die Sie erstellen möchten
  • Abhängig von Ihren Anforderungen können Sie aus Optionen wie Briefen, E -Mails, Beschriftungen usw. auswählen. Die ausgewählte Auswahl bestimmt das Format des zusammengeführten Dokuments.

  • Wählen Sie "Verwenden Sie eine vorhandene Liste" und durchsuchen Sie nach der Excel -Tabelle
  • Wählen Sie nach Auswahl des Dokumenttyps "eine vorhandene Liste verwenden" auf der Registerkarte "Mailings". Auf diese Weise werden Sie aufgefordert, nach der Excel -Tabelle zu suchen, die die Daten enthält, die Sie für die E -Mail -Zusammenführung verwenden möchten. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Excel -Datei ordnungsgemäß formatiert ist und die erforderlichen Informationen für die Zusammenführung enthält.


Wenn Sie diese Schritte ausführen, können Sie die E -Mail -Verschmelzung in Word einrichten und Ihre fusionierten Dokumente effizient erstellen.



Einfügen von Feldern und Anpassung des Dokuments


Mit der E -Mail -Merge können Sie Dokumente personalisieren, indem Sie Merge -Felder wie Name, Adresse und andere relevante Informationen aus Ihrer Excel -Tabelle einfügen. Hier erfahren Sie, wie es geht:

A. Fügen Sie zusammengeführte Felder wie Name, Adresse usw. ein.


Öffnen Sie zum Einfügen von Ferge -Feldern Ihre Excel -Tabelle und klicken Sie auf die Registerkarte "Mailings" im Band. Wählen Sie dann "Empfänger auswählen" aus und wählen Sie "Verwenden Sie eine vorhandene Liste". Durchsuchen Sie Ihre Excel -Tabelle und wählen Sie das Arbeitsblatt aus, das Ihre Daten enthält. Klicken Sie nun auf "Merge -Feld einfügen" und wählen Sie das spezifische Feld aus, das Sie einfügen möchten, z. B. "Vorname" oder "Adresse".

B. Vorschau der Zusammenführung, um sicherzustellen, dass die Felder korrekt eingefügt werden


Nach dem Einsetzen Ihrer Merge -Felder ist es wichtig, die Zusammenführung der Zusammenarbeit zu erhalten, um sicherzustellen, dass die Felder korrekt eingefügt werden. Klicken Sie auf "Vorschauergebnisse", um festzustellen, wie der Zusammenschluss mit den Daten aus Ihrer Excel -Tabelle aussieht. Mit diesem Schritt können Sie Fehler oder Probleme erkennen, bevor Sie die Zusammenführung abschließen.

C. Passen Sie das Dokumentlayout und die Formatierung an


Das Anpassen des Layouts und der Formatierung Ihres Dokuments ist ein wichtiger Schritt bei der Erstellung einer professionell aussehenden E-Mail-Verschmelzung. Sie können die Schriftart, Größe und Stil der Zusammenführungsfelder sowie das Gesamtlayout des Dokuments anpassen. Verwenden Sie die Option "Übereinstimmungsfelder", um die Merge -Felder mit den entsprechenden Feldern aus Ihrer Excel -Tabelle abzustimmen, und verwenden Sie die Option "Beschriftungen aktualisieren", um alle Änderungen anzuwenden, die Sie vor Layout und Formatierung vorgenommen haben.


Fertigstellung der Zusammenführung


Nach dem Einrichten der E -Mail -Verschmelzung in Excel besteht der letzte Schritt darin, die Zusammenführung zu vervollständigen und die zusammengeführten Dokumente zu speichern oder zu senden.

A. Überprüfen Sie auf Fehler oder fehlende Informationen
  • Überprüfen Sie die Daten:


    Vor Abschluss der Zusammenführung ist es wichtig, die Daten in der Excel -Tabelle zu überprüfen, um sicherzustellen, dass keine Fehler oder fehlende Informationen vorhanden sind. Überprüfen Sie die Felder, die zusammengeführt werden, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen vorhanden sind.
  • Vorschau der Zusammenführung:


    Verwenden Sie die Vorschau -Funktion, um zu überprüfen, wie die fusionierten Dokumente aussehen werden. Auf diese Weise können Sie potenzielle Formatierungsprobleme oder fehlende Daten erkennen, bevor Sie die Zusammenführung abschließen.

B. Vervollständigen Sie die Zusammenführung und speichern Sie die Dokumente
  • Finish & Merge:


    Navigieren Sie in Excel zur Registerkarte "Mailings" und wählen Sie "Finish & Merge". Wählen Sie die Option zum Bearbeiten einzelner Dokumente oder zum Drucken oder per E -Mail an die zusammengeführten Dokumente.
  • Speichern Sie die Dokumente:


    Wenn Sie einzelne Dokumente bearbeiten möchten, nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor und speichern Sie die zusammengeführten Dokumente an Ihrem gewünschten Ort.

C. Drucken oder senden Sie die fusionierten Dokumente
  • Drucken Sie die Dokumente aus:


    Wenn Sie physische Kopien senden, verwenden Sie die Druckoptionen, um die zusammengeführten Dokumente zu drucken. Stellen Sie sicher, dass das Layout und die Formatierung vor dem Drucken korrekt sind.
  • E -Mail die Dokumente:


    Für die elektronische Verteilung können Sie die fusionierten Dokumente als E -Mail -Anhänge senden. Stellen Sie sicher, dass die E -Mail -Adressen korrekt mit den Informationen der Empfänger in der Excel -Tabelle verknüpft sind.


Fehlerbehebung häufiges Problem


Die Durchführung einer Mail -Verschmelzung von Excel kann ein leistungsstarkes Instrument für Unternehmen sein, kann aber auch mit seinem angemessenen Anteil an Herausforderungen verbunden sein. Im Folgenden finden Sie einige potenzielle Probleme, auf die Sie möglicherweise begegnen, und deren Lösungen.

Besprechen Sie potenzielle Probleme wie Formatierungsfehler oder fehlende Daten


Bei der Durchführung einer E -Mail -Verschmelzung von Excel ist ein allgemeines Problem, auf die Formatierfehler zu stoßen. Dies kann passieren, wenn die Formatierung der Excel -Datei nicht mit den Formatierungsanforderungen des Dokuments übereinstimmt, mit dem Sie zusammenarbeiten. Ein weiteres Problem könnte die Daten fehlen, bei denen bestimmte Felder im Dokument nicht mit den richtigen Informationen besiedelt sind. Diese Probleme können frustrierend sein, aber es gibt Möglichkeiten, sie anzugehen.

Lösungen für allgemeine Mail -Zusammenführungen zur Verfügung stellen


  • Formatierungsfehler: Überprüfen Sie die Formatierungsanforderungen des Dokuments, mit dem Sie fusionieren, um Formatierungsfehler zu beheben, und stellen Sie sicher, dass Ihre Excel -Datei diesen Richtlinien folgt. Möglicherweise müssen Sie die Formatierung Ihrer Excel -Datei an die Anforderungen des Dokuments anpassen.
  • Fehlende Daten: Wenn Sie während der E-Mail-Zusammenarbeit auf fehlende Daten stoßen, überprüfen Sie Ihre Excel-Datei, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Felder mit den richtigen Informationen besiedelt sind. Es ist auch eine gute Idee, die E -Mail -Merge -Einstellungen zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die richtigen Felder dem Dokument zugeordnet werden.


Abschluss


Zusammenfassend ist Mail Merge in Excel ein leistungsstarkes Tool, mit dem Benutzer einfach personalisierte Dokumente wie Briefe, Umschläge, Beschriftungen und E -Mails erstellen können. Wenn Sie den in diesem Tutorial beschriebenen Schritt-für-Schritt-Prozess befolgen, können Sie Ihre Kommunikationsbemühungen rationalisieren und Zeit sparen.

Wenn Sie sich mit der E -Mail -Merge -Funktion in Excel vertraut machen, ermutige ich Sie dazu Üben und erkunden Sie verschiedene E -Mail -Merge -Optionen in Excel und Word. Auf diese Weise werden Sie effizienter und kompetent, um dieses wertvolle Tool zu verwenden.

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