Excel -Tutorial: Wie man Excel -Mail -Verschmelzung durchführt

Einführung


Excel Mail Merge ist ein leistungsstarkes Tool, mit dem Sie personalisierte, professionell aussehende Dokumente wie Briefe, Umschläge, Beschriftungen und E-Mails mit Daten aus einer Excel-Tabelle erstellen können. Durch die Kombination der Kraft von Excel und Wort können Sie Ihre Kommunikationsbemühungen rationalisieren, Zeit sparen und die Genauigkeit sicherstellen.

Einer der Hauptvorteile der Verwendung von Mail -Verschmelzung in Excel ist Effizienz. Anstatt einzelne Namen und Adressen manuell in jedes Dokument einzugeben, kann E -Mail -Merge diese Informationen automatisch aus Ihrer Excel -Tabelle ziehen, wodurch das Potenzial für menschliches Fehler beseitigt und Ihnen wertvolle Zeit speichert. Zusätzlich erlaubt die Mail -Verschmelzung PersonalisierungErmöglichen Sie, dass Sie jedes Dokument mit spezifischen Informationen für jeden Empfänger anpassen und Ihre Kommunikation effektiver machen.


Die zentralen Thesen


  • Excel Mail Merge ermöglicht personalisierte, professionelle Dokumente mit Daten aus einer Excel -Tabelle
  • Die Effizienz ist ein wesentlicher Vorteil der Verwendung von E -Mails in Excel, der Sparen von Zeit und der Minimierung des menschlichen Fehlers
  • Mail -Zusammenführung ermöglicht die Personalisierung und macht die Kommunikation effektiver
  • Das Verständnis der Grundlagen des Postverführens und der Einrichtung der Excel -Tabelle ist entscheidend für eine erfolgreiche Mail -Verschmelzung
  • Das Anpassen der E -Mail -Verschmelzung kann die Wirksamkeit der zusammengeführten Dokumente weiter verbessern


Verständnis der Grundlagen der Postüberschreitung


In diesem Kapitel werden wir die Grundlagen des Postummessers untersuchen und wie man sie in Excel durchführt.

A. Definieren Sie die E -Mail -Verschmelzung und ihren Zweck

Mail Merge ist eine Funktion in Microsoft Excel, mit der Sie personalisierte Dokumente wie Briefe, Umschläge, Beschriftungen und E -Mails erstellen können, indem Sie ein Hauptdokument mit einer Datenquelle kombinieren. Der Zweck der Mail -Verschmelzung besteht darin, Zeit und Mühe beim Versenden von Massenkommunikationen zu sparen, die personalisierte Informationen für jeden Empfänger erfordern.

B. Erklären Sie die verschiedenen Arten von Datenquellen, die für die E -Mail -Zusammenführung in Excel verwendet werden können

Excel bietet verschiedene Datenquellen an, die für die E -Mail -Zusammenführung verwendet werden können. Diese beinhalten:

  • Excel Tabelle: Sie können eine Excel -Tabelle als Datenquelle für die E -Mail verwenden. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie bereits die Empfängerinformationen in einer Excel -Datei gespeichert haben.
  • Outlook -Kontakte: Wenn Sie eine Liste von Kontakten in Ihrem Outlook -Adressbuch haben, können Sie es als Datenquelle für E -Mail -Zusammenführungen in Excel verwenden.
  • Zugriff auf Datenbank: Mit Excel können Sie außerdem eine Verbindung zu einer Zugriffsdatenbank herstellen und ihre Daten als Quelle für die E -Mail -Zusammenführung verwenden.
  • Andere Datenquellen: Zusätzlich dazu unterstützt Excel auch andere Datenquellen wie SQL Server, SharePoint -Listen und mehr.


Richten Sie die Excel -Tabelle für die E -Mail -Verschiebung ein


Wenn es darum geht, Excel für die Mail -Zusammenführung zu verwenden, liegt der Schlüssel zu einer erfolgreichen Zusammenführung darin, Ihre Tabelle ordnungsgemäß einzurichten. So organisieren und formatieren Sie Ihre Daten für einen reibungslosen E -Mail -Verschiebungsprozess.

A. Organisieren der Daten in der Excel -Tabelle
  • Erstellen Sie ein neues Arbeitsblatt


    Erstellen Sie zunächst ein neues Arbeitsblatt in Ihrem Excel -Arbeitsbuch speziell für die Daten, die Sie für die E -Mail -Zusammenführung verwenden möchten. Dies hilft dabei, Ihre Daten zu organisieren und von anderen Informationen in Ihrem Arbeitsbuch zu trennen.

  • Geben Sie die Empfängerinformationen ein


    Geben Sie die Empfängerinformationen in separate Spalten ein, z. B. Vorname, Nachname, Adresse, Stadt, Staat, Postleitzahl usw. Dies erleichtert das Einfügen der Daten später in Ihr E -Mail -Merge -Dokument.

  • Fügen Sie eine Header -Reihe ein


    Stellen Sie sicher, dass Sie eine Header -Zeile oben in Ihren Datenspalten angeben, um zu identifizieren, welche jede Spalte enthält. Dies wird Ihnen helfen und das Wort erkennen die Daten während des Zusammenführungsprozesses.


B. Formatieren der Daten, um die Kompatibilität mit der E -Mail -Verschiebung sicherzustellen
  • Formatieren Sie die Zellen


    Formatieren Sie die Zellen in Ihrem Excel -Arbeitsblatt, um sicherzustellen, dass die Daten konsistent und leicht zu lesen sind. Dies kann nach Bedarf Formatierungsdaten, Zahlen und Text umfassen.

  • Überprüfen Sie auf leere Zellen


    Stellen Sie sicher, dass in Ihren Daten keine leeren Zellen vorhanden sind. Wenn es vorhanden ist, sollten Sie sie in Betracht ziehen oder die gesamte Zeile entfernen, um sicherzustellen, dass Ihr E -Mail -Fusion -Dokument reibungslos fließt.

  • Speichern Sie die Tabelle


    Wenn Sie Ihre Daten organisiert und formatiert haben, speichern Sie Ihre Excel -Tabelle, bevor Sie mit dem E -Mail -Fusion in Word fortfahren. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie nichts Ihrer harten Arbeit verlieren.



Anschließen von Excel mit einem Word -Dokument


Eine der leistungsstärksten Merkmale von Microsoft Excel ist die Fähigkeit, nahtlos mit anderen Microsoft Office -Anwendungen wie Word zusammenzuarbeiten. Durch die Verbindung von Excel mit einem Word -Dokument können Sie problemlos E -Mail -Zusammenführungsdokumente erstellen, die für jeden Empfänger personalisiert und angepasst sind. So können Sie Excel -Daten mit einem Word -Dokument verknüpfen und eine E -Mail -Merge -Vorlage in Word erstellen.

  • Verknüpfen von Excel -Daten mit einem Word -Dokument
  • Um Excel -Daten mit einem Word -Dokument zu verknüpfen, müssen Sie zunächst über die Daten verfügen, die Sie in Excel verwenden möchten. Öffnen Sie Ihre Excel -Arbeitsmappe und wählen Sie den Bereich der Zellen aus, den Sie in Ihrem E -Mail -Merge -Dokument verwenden möchten. Kopieren Sie dann die ausgewählten Zellen.

    Öffnen Sie anschließend Ihr Wortdokument und platzieren Sie Ihren Cursor, wo die Excel -Daten angezeigt werden sollen. Gehen Sie zur Registerkarte "Home", klicken Sie auf den Pfeil neben "Einfügen" in der Clipboard -Gruppe und wählen Sie dann "Special einfügen". Wählen Sie im Dialogfeld "Special" -Dialogfeld "Microsoft Excel -Arbeitsblattobjekt" und klicken Sie auf "OK". Ihre Excel -Daten werden nun mit Ihrem Word -Dokument verknüpft.

  • Erstellen einer E -Mail -Zusammenführungsvorlage in Wort
  • Sobald Sie Ihre Excel -Daten mit Ihrem Word -Dokument verknüpft haben, können Sie eine E -Mail -Merge -Vorlage in Word erstellen. Auf diese Weise können Sie Ihre E -Mail -Zusammenführungsdokumente für jeden Empfänger personalisieren und anpassen.

    Gehen Sie dazu auf die Registerkarte "Mailings" und wählen Sie "Start -Mail -Merge". Wählen Sie dann die Art des Dokuments aus, die Sie erstellen möchten, z. B. Buchstaben oder Umschläge. Klicken Sie anschließend auf "Empfänger auswählen" und wählen Sie "Verwenden Sie eine vorhandene Liste". Wählen Sie Ihre Excel -Arbeitsmappe und das spezifische Arbeitsblatt aus, das Ihre Daten enthält.

    Nachdem Sie Ihre Excel -Daten mit Ihrem Word -Dokument verknüpft und eine E -Mail -Merge -Vorlage erstellt haben, können Sie jetzt Merge -Felder einfügen, um Ihr Dokument zu personalisieren. Sie können Merge -Felder für Empfängernamen, Adressen und andere Daten in Ihrem Excel -Arbeitsblatt einfügen. Sobald Sie alle erforderlichen Zusammenführungsfelder eingefügt haben, können Sie Ihr E -Mail -Merge -Dokument vorantreiben und die Zusammenführung vervollständigen, um personalisierte Dokumente für jeden Empfänger zu generieren.



Durchführung der Mail -Verschmelzung


Mail Merge ist eine nützliche Funktion in Excel, mit der Sie personalisierte Dokumente wie Briefe oder Beschriftungen erstellen können, indem Sie ein Hauptdokument mit einer Datenquelle zusammenführen. So können Sie in Excel eine Mail -Verschmelzung ausführen:

A. Auswählen der zu verschmolzenen Daten
  • Schritt 1: Öffnen Sie Excel und das Hauptdokument


  • Öffnen Sie zunächst sowohl Excel als auch das Hauptdokument, das Sie mit den Daten verschmelzen möchten.

  • Schritt 2: Stellen Sie eine Verbindung zur Datenquelle her


  • Gehen Sie in Excel zur Registerkarte "Mailings" und klicken Sie auf "Empfänger auswählen". Wählen Sie "eine vorhandene Liste verwenden" und wählen Sie die Datenquelle mit den Informationen, die Sie zusammenführen möchten.

  • Schritt 3: Merge Fields einfügen


  • Platzieren Sie Ihren Cursor in das Hauptdokument, in dem die fusionierten Daten angezeigt werden sollen. Gehen Sie dann auf die Registerkarte "Mailings" und klicken Sie auf "Fügen Sie das Feld" zusammengeführt ", um Felder aus der Datenquelle hinzuzufügen.


B. Vorschau und Ausarbeitung des E -Mail -Zusammenlaufs
  • Schritt 4: Vorschau der Zusammenführung


  • Bevor Sie die Zusammenführung abschließen, können Sie eine Vorschau auf die Aussehen der zusammengeführten Dokumente durch Klicken auf "Vorschauergebnisse" anrufen.

  • Schritt 5: Vervollständigen Sie die Zusammenführung


  • Sobald Sie mit der Vorschau zufrieden sind, klicken Sie auf "Fertig stellen und zusammenführen", und wählen Sie, ob "einzelne Dokumente bearbeiten" oder "Dokumente drucken" werden. Dadurch wird der E -Mail -Verschiebungsprozess abgeschlossen.



Anpassen der Mail -Verschiebung


Durch das Anpassen der E -Mail -Zusammenführung können Sie personalisierte Felder hinzufügen und Regeln und Bedingungen verwenden, um maßgeschneiderte zusammengeführte Dokumente zu erstellen. Hier finden Sie einige Möglichkeiten, Ihre Mail -Verschmelzung in Excel anzupassen:

A. Hinzufügen von personalisierten Feldern zum E -Mail -Merge -Dokument

Mit personalisierten Feldern können Sie bestimmte Informationen für jeden Empfänger in das zusammengeführte Dokument einfügen. Dies kann ihren Namen, die Adresse oder andere relevante Daten umfassen. Hier erfahren Sie, wie Sie personalisierte Felder hinzufügen:

  • Schritt 1: Öffnen Sie das E -Mail -Merge -Dokument in Excel.
  • Schritt 2: Gehen Sie zur Registerkarte "Mailings" und klicken Sie auf "Merge -Feld einfügen".
  • Schritt 3: Wählen Sie das Feld aus, das Sie hinzufügen möchten, z. B. "Vorname" oder "Adresse".
  • Schritt 4: Platzieren Sie den Cursor, in dem das personalisierte Feld im Dokument angezeigt wird.
  • Schritt 5: Klicken Sie auf das personalisierte Feld, das Sie einfügen möchten.

B. Verwenden von Regeln und Bedingungen zum Anpassen der zusammengeführten Dokumente

Regeln und Bedingungen ermöglichen es Ihnen, die fusionierten Dokumente anhand spezifischer Kriterien anzupassen. Dies kann nützlich sein, um verschiedene Versionen des Dokuments für verschiedene Empfänger zu erstellen oder bestimmte Formatierung anhand von Bedingungen anzuwenden. Hier erfahren Sie, wie Sie Regeln und Bedingungen verwenden:

  • Schritt 1: Öffnen Sie das E -Mail -Merge -Dokument in Excel.
  • Schritt 2: Gehen Sie zur Registerkarte "Mailings" und klicken Sie auf "Regeln".
  • Schritt 3: Wählen Sie die Kriterien aus, die Sie anwenden möchten, z. B. wenn ein bestimmtes Feld leer ist oder wenn ein Wert eine bestimmte Bedingung erfüllt.
  • Schritt 4: Wählen Sie die Aktion, die Sie ausführen möchten, z. B. das Überspringen des Datensatzes, das Formatieren des Textes oder die Anwendung einer bestimmten Regel.
  • Schritt 5: Vorschau und vervollständigen Sie die Zusammenführung, um festzustellen, wie sich die Regeln und Bedingungen auf die zusammengeführten Dokumente auswirken.


Abschluss


Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Durchführung einer E -Mail -Verschmelzung in Excel wichtige Schritte wie das Erstellen einer Empfängerliste, das Einfügen von Merge -Feldern und das Ausfüllen der Zusammenführung umfasst. Dieser Prozess kann ein erheblicher Zeitsperr- und Effizienz-Booster sein, insbesondere für diejenigen, die regelmäßig Massenkommunikation oder personalisierte Dokumente senden. Durch die Verwendung von Excel Mail -Merge können Benutzer den Prozess des Erstellens und Versendens von Dokumenten rationalisieren und letztendlich wertvolle Zeit und Ressourcen sparen.

Excel Dashboard

ONLY $99
ULTIMATE EXCEL DASHBOARDS BUNDLE

    Immediate Download

    MAC & PC Compatible

    Free Email Support

Related aticles