Excel -Tutorial: Wie man eine Rechnung in Excel macht

Einführung


Das Erstellen professioneller Rechnungen ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da es eine rechtzeitige Zahlung gewährleistet und ein Gefühl der Professionalität darstellt. Verwendung Excel Für die Rechnungskreation bietet die Erstellung eines flexiblen und anpassbaren Ansatzes, sodass Unternehmen ihre Rechnungen auf ihre spezifischen Anforderungen anpassen können. In diesem Excel TutorialWir geben einen Überblick über die wichtigsten Schritte, die mit der Erstellung einer Rechnung in Excel verbunden sind und Sie befähigen, Ihren Abrechnungsprozess effizient zu verwalten.


Die zentralen Thesen


  • Das Erstellen professioneller Rechnungen in Excel ist wichtig, um eine rechtzeitige Zahlung zu gewährleisten und ein professionelles Image zu präsentieren.
  • Das Einrichten der Rechnungsvorlage beinhaltet das Definieren von Spalten, das Hinzufügen von Unternehmensinformationen und das Formatieren von Zellen für ein poliertes Erscheinungsbild.
  • Die Eingabe von Kunden- und Produktinformationen sowie das Anpassen der Rechnung ermöglicht eine personalisierte und professionelle Berührung.
  • Durch die Automatisierung des Rechnungsvorgangs mit Excel -Funktionen und Datenvalidierung kann der Abrechnungsvorgang rationalisieren und Fehler minimieren.
  • Das Speichern und Senden der Rechnung im PDF -Format und per E -Mail direkt von Excel sorgt für eine professionelle Präsentation und eine effiziente Lieferung an Kunden.


Einrichten der Rechnungsvorlage


Das Erstellen einer Rechnung in Excel ist ein einfacher Prozess, der so angepasst werden kann, dass Sie den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen. Durch das Einrichten einer Rechnungsvorlage können Sie den Rechnungsprozess optimieren und ein professionelles Erscheinungsbild für Ihr Unternehmen beibehalten.

A. Definieren Sie die erforderlichen Spalten und Header für die Rechnung


  • Rechnungsnummer: Erstellen Sie eine Spalte, um eine eindeutige Rechnungsnummer für jede Transaktion einzugeben.
  • Kundeninformation: Fügen Sie Spalten für den Namen, die Adresse und die Kontaktinformationen des Kunden hinzu.
  • Dienstleistungen/Produkte: Widmen Sie einen Abschnitt für die Auflistung der erbrachten Dienstleistungen oder Produkte zusammen mit ihren jeweiligen Preisen.
  • Subtotal, Steuern und Gesamt: Berechnen und zeigen Sie die Subtotal, alle anwendbaren Steuern und den fälligen Betrag an.

B. Hinzufügen von Firmenlogo und Kontaktinformationen


Das Hinzufügen des Logos und des Kontaktinformationen Ihres Unternehmens zur Rechnungsvorlage kann dazu beitragen, Ihre Marke zu stärken und den Kunden einen einfachen Zugriff auf Ihre Geschäftsdaten zu bieten.

  • Firmenlogo: Fügen Sie das Logo Ihres Unternehmens oben auf der Rechnung ein, um eine professionelle Note zu erhalten.
  • Kontaktinformationen: Fügen Sie unter dem Logo Ihren Firmennamen, Ihre Adresse, Ihre Telefonnummer und Ihre E -Mail als einfache Referenz hinzu.

C. Formatieren der Zellen für einen professionellen Look


Das Formatieren der Zellen in Ihrer Rechnungsvorlage kann ihr Aussehen und die Lesbarkeit verbessern. Sie können Grenzen, Farben und Schriftarten verwenden, um einen professionellen Look für Ihre Rechnungen zu erstellen.

  • Grenzen: Verwenden Sie Grenzen, um Abschnitte zu trennen und die Struktur der Rechnung zu definieren.
  • Farben und Schriftarten: Wählen Sie ein professionelles Farbschema und eine lesbare Schriftart für Ihre Rechnungsvorlage, um ein zusammenhängendes und poliertes Erscheinungsbild aufrechtzuerhalten.


Kunden- und Produktinformationen eingeben


Bei der Rechnungsstellung in Excel müssen Sie Kunden- und Produktinformationen für eine genaue Abrechnung eingeben. Hier sind die Schritte, um dies zu tun:

A. Erstellen eines Abschnitts für Kundendetails
  • Erstellen Sie zunächst einen dedizierten Abschnitt oben in Ihrer Rechnung für die Details des Kunden.
  • Felder für den Namen, die Adresse des Kunden, die Kontaktinformationen und alle anderen relevanten Details einschließen.
  • Verwenden Sie die Zusammenführungs- und Mittelfunktion von Excel, um den Abschnitt "Client Details" herauszufinden.

B. Hinzufügen einer Tabelle für Produkt- oder Servicedetails
  • Fügen Sie unter dem Abschnitt Kundendetails eine Tabelle zum Auflisten der in Rechnung gestellten Produkte oder Dienstleistungen ein.
  • Fügen Sie Spalten für Artikelbeschreibung, Menge, Einheitspreis und Gesamtpreis für jedes Produkt oder jede Dienstleistung hinzu.
  • Verwenden Sie die automatische Funktion von Excel, um den Eingang mehrerer Produkte oder Dienstleistungen zu optimieren.

C. einschließlich Formeln zur Berechnung der Gesamtzahl und Steuern
  • Fügen Sie Formeln hinzu, um die Gesamtkosten für jedes Produkt oder die gesamte Dienstleistung automatisch basierend auf der Menge und dem Einheitspreis zu berechnen.
  • Integrieren Sie Formeln zur Berechnung von Subtotalen, Steuern und der Gesamtrechnung der gesamten Rechnung, die auf den aufgeführten Produkten oder Dienstleistungen basieren.
  • Überprüfen Sie alle Formeln, um genaue Berechnungen sicherzustellen und potenzielle Fehler zu beseitigen.


Anpassen der Rechnung


Wenn es darum geht, eine Rechnung in Excel zu erstellen, ist es wichtig, dass sie die Marke Ihres Unternehmens widerspiegelt und sowohl für Sie als auch für Ihre Kunden benutzerfreundlich ist. Das Anpassen der Rechnung kann auf verschiedene Weise durchgeführt werden, um sie visuell ansprechender und funktionaler zu gestalten.

Hinzufügen personalisierter Details wie Farbschema und Schriftart


Eine Möglichkeit, Ihre Rechnung anzupassen, besteht darin, personalisierte Details wie das Farbschema und die Schriftart Ihres Unternehmens hinzuzufügen. Dies kann durch die Auswahl der Zellen erfolgen, die Sie anpassen möchten, und dann die gewünschte Farbe und Schriftart aus der Excel -Symbolleiste auszuwählen. Wenn Sie die Farben und die Schrift Ihrer Marke hinzufügen, können Sie Ihre Rechnung professioneller und im Einklang mit Ihrem Branding aussehen.

Erstellen Sie Dropdown-Menüs für eine einfache Auswahl von Produkten oder Dienstleistungen


Um Ihnen und Ihren Kunden die Erstellung von Rechnungen zu erleichtern, können Sie Dropdown-Menüs für eine einfache Auswahl an Produkten oder Dienstleistungen erstellen. Dies kann durch die Verwendung der Datenvalidierungsfunktion in Excel erfolgen, um eine Liste von Produkten oder Diensten zu erstellen, die aus einem Dropdown-Menü ausgewählt werden können. Dies spart nicht nur Zeit, sondern verringert auch Fehler bei der Rechnungsstellung.

Verwendung der bedingten Formatierung zum Hervorheben überfälliger Zahlungen


Eine andere Möglichkeit, Ihre Rechnung anzupassen, besteht darin, die bedingte Formatierung zu verwenden, um überfällige Zahlungen hervorzuheben. Dies kann durch Einrichten einer Regel erfolgen, die die Farbe der Zelle oder des Textes ändert, wenn eine Zahlung überfällig ist. Dies kann dazu beitragen, auf überfällige Zahlungen aufmerksam zu machen und die Kunden zu rechtzeitigen Zahlungen zu leisten.


Automatisierung des Rechnungsprozesses


Das Erstellen von Rechnungen in Excel kann eine zeitaufwändige Aufgabe sein. Durch die Verwendung der integrierten Funktionen und Funktionen können Sie jedoch den Prozess automatisieren und wertvolle Zeit sparen. Hier sind die wichtigsten Möglichkeiten, um den Rechnungsvorgang in Excel zu automatisieren:

A. Verwendung von Excel -Funktionen zur Automatisierung von Berechnungen
  • Summe Funktion für die Gesamtzahl der Rechnungsmenge
  • Produkt Funktion zur Berechnung der Summen der Werbebuchungen
  • WENN Funktion zur Anwendung der bedingten Logik auf Rechnungsberechnungen

B. Einrichten der automatischen Rechnungsnummerierung


  • Verwenden Sie die REIHE Funktionen zum automatischen Generieren von Rechnungsnummern
  • Erstellen Sie eine Formel, um ein Präfix und die Rechnungsnummer für ein individuelles Format zu verkettet

C. Implementierung der Datenvalidierung für genaue Eingaben


  • Verwenden Datenvalidierung Eingabe auf bestimmte Formate (z. B. Daten, Zahlen usw.) zu beschränken
  • Aufstellen Dropdown-Listen Zur Auswahl vordefinierter Optionen wie Zahlungsbedingungen oder Produktcodes


Sparen und Senden der Rechnung


Sobald Sie Ihre Rechnung in Excel erstellt haben, ist es wichtig zu wissen, wie Sie sie für die zukünftige Nutzung speichern und wie Sie Ihre Kunden professionell senden können. Hier sind die Schritte, die Sie folgen müssen:

A. Speichern der Rechnungsvorlage für die zukünftige Verwendung
  • Klicken Sie auf die Registerkarte "Datei"


  • Wählen Sie "speichern als"


  • Wählen Sie den Ort aus, an dem Sie die Rechnung speichern möchten


  • Geben Sie einen Dateinamen ein und wählen Sie das Dateiformat (.xls oder .xlsx).


  • Klicken Sie auf "Speichern"



B. Exportieren Sie die Rechnung nach PDF zur professionellen Präsentation
  • Öffne die Rechnung in Excel


  • Klicken Sie auf die Registerkarte "Datei"


  • Wählen Sie "speichern als"


  • Wählen Sie den Ort, an dem Sie das PDF speichern möchten


  • Wählen Sie aus der Dropdown "Save As Type" -


  • Klicken Sie auf "Speichern"



C. Senden Sie die Rechnung per E -Mail direkt von Excel
  • Öffne die Rechnung in Excel


  • Klicken Sie auf die Registerkarte "Datei"


  • Wählen Sie "Share"


  • Klicken Sie auf "E -Mail"


  • Geben Sie die E -Mail -Adresse des Empfängers ein


  • Fügen Sie bei Bedarf eine Nachricht hinzu


  • Klicken Sie auf "Senden"




Abschluss


Verwendung Excel zum Erstellen von Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile, darunter professionelle Vorlagen, anpassbare Formeln und einfache Organisation von Kunden- und Zahlungsdaten. Während Sie weiter üben und erforschen Zusatzfunktionen Wie beispielsweise Pivot -Tabellen und Datenvalidierung können Sie noch fortgeschrittenere Rechnungsfunktionen freischalten. Nutzen Sie die Vielseitigkeit von Excel, um Ihren Rechnungsarbeiten zu optimieren und die Professionalität Ihres Geschäfts zu erhöhen.

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