Einführung

Die Berichterstattung ist ein kritischer Bestandteil jedes Unternehmens. Das Erstellen von Berichten kann ein arbeitsintensiver Prozess sein, und der Zeitaufwand für die manuelle Berichterstellung kann sich leicht summieren. Aus diesem Grund kann die Automatisierung Ihrer Excel-Dashboard-Berichte mit Once & Done helfen, Zeit und Energie zu sparen.

Once & Done ist ein Service zur Automatisierung von Excel-Dashboard-Berichten, die die Erstellung spezifischer Berichte mit Datenvisualisierung erfordern, die an verschiedene Abteilungen einer Organisation geliefert werden können. Das automatisierte Berichts-Dashboard wird es den Mitarbeitern ermöglichen, schnell auf Daten zuzugreifen und gleichzeitig die Genauigkeit und Aktualität zu verbessern.

Die Verwendung von Once & Done zur Automatisierung Ihrer Excel-Dashboard-Berichte bietet mehrere Vorteile. Dazu gehören:

  • Beseitigt die manuelle Berichterstellung
  • Gebrauchsfertige Dashboard-Berichte
  • Verbesserte Genauigkeit und Aktualität
  • Leicht verständliche Visualisierungen
  • Datengesteuerte Erkenntnisse


Ziele definieren

Wenn Sie häufig Berichte zu einem bestimmten Thema aus Ihren Geschäftsdaten erstellen müssen, kann es hilfreich sein, Ihre Excel-Dashboard-Berichte zu automatisieren. Das bedeutet, die Excel-Tabelle so einzurichten, dass sie automatisch ausgeführt wird, Ihre Daten zu sammeln und sie übersichtlich und organisiert darzustellen. Bevor Sie Ihre Berichte automatisieren, ist es jedoch wichtig, Ihre Ziele klar zu definieren.

Ziele des Dashboards für automatisierte Berichte

Um Ihre Excel-Dashboard-Berichte erfolgreich zu automatisieren, müssen Sie zunächst eine Vorstellung davon haben, was Sie erreichen möchten. Dies könnte das Erstellen einer visuellen Darstellung Ihrer Daten, das Verfolgen des Fortschritts in Richtung eines bestimmten Ziels, das Erstellen einer effektiven Methode zum Präsentieren großer Datenmengen oder jedes andere Ziel, das Sie erreichen möchten, umfassen.

Vorteile des automatisierten Dashboards

Sobald Ihre Ziele identifiziert wurden, werden die Vorteile der Automatisierung Ihrer Excel-Dashboard-Berichte deutlich. Die Automatisierung Ihrer Excel-Dashboard-Berichte kann die Genauigkeit, Effizienz und Effektivität Ihrer Berichte verbessern. Die Automatisierung kann auch dazu beitragen, manuelle Fehler zu reduzieren und die Erstellung und regelmäßige Aktualisierung von Berichten zu vereinfachen.

  • Verbesserte Genauigkeit, Effizienz und Effektivität von Berichten
  • Manuelle Fehler reduzieren
  • Einfach zu aktualisierende Berichte auf regelmäßiger Basis


3. Stellen Sie Ihre Diagramme

ein

Sobald Sie Ihre Excel-Datenquelle eingerichtet haben, ist es an der Zeit, Ihre Diagramme einzurichten. Diagramme sind ein wichtiger Bestandteil jedes Dashboards, da sie helfen, große Datenmengen für Benutzer schnell zusammenzufassen. Sie sind auch eine großartige Möglichkeit, visuelles Interesse zu wecken und große Datenmengen auf einer Seite aufzuteilen. Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, Ihre Diagramme einfach und schnell einzurichten.

a. Wählen Sie aus, welche Diagramme eingerichtet werden sollen

Zunächst müssen Sie entscheiden, welche Diagramme eingerichtet werden sollen. Dazu müssen Sie berücksichtigen, mit welcher Art von Daten Sie arbeiten und was Sie vermitteln möchten. Wenn Sie viele numerische Daten haben, sind Balken- oder Liniendiagramme eine gute Wahl. Wenn Sie über kategoriale Daten verfügen, können Torten- oder Ringdiagramme hilfreich sein. Sie können Ihre Diagrammtypen auch basierend auf den Daten mischen und anpassen.

Sobald Sie entschieden haben, welche Art von Diagrammen Sie erstellen möchten, können Sie mit der Auswahl des Datensatzes beginnen, den Sie in das Diagramm aufnehmen möchten. Wählen Sie dazu die Spalten oder Zeilen in der Tabelle mit den Daten aus, die Sie einbeziehen möchten.

b. Passen Sie Ihr Layout an

Sobald Sie Ihren Datensatz ausgewählt haben, können Sie die Darstellung in Ihrem Diagramm anpassen. Sie können die Position, Größe und Farbe des Diagramms anpassen sowie die Beschriftungen und die Legende anpassen. Hier können Ihre Kreativität und Ihr Stil ins Spiel kommen, um die perfekte visuelle Präsentation zu erstellen.

Sie können das Diagramm auch mit bestimmten Schriftarten und Größen formatieren, um sicherzustellen, dass es zum Gesamtstil Ihres Dashboards passt. Dies ist eine großartige Möglichkeit, Ihrem Dashboard eine insgesamt kohärente Ästhetik zu verleihen.


Automatisieren Sie Ihre Datenquellen

Sobald Sie Ihren Excel-Dashboard-Bericht fertig haben, besteht der nächste Schritt darin, Ihre Datenquellen zu automatisieren. Durch die Automatisierung Ihrer Datenquellen können Sie immer aktuelle Daten auf Ihrem Dashboard anzeigen lassen und sicherstellen, dass Ihre Erkenntnisse umsetzbar und aktuell sind . Die Automatisierung Ihrer Datenquellen ist ein relativ unkomplizierter Vorgang, und mit nur wenigen einfachen Schritten können Sie Ihre Datenquellen vollständig automatisieren.

Mit Datenquellen verbinden

Indem Sie sich mit Ihren Datenquellen verbinden, können Sie Daten so effizient und automatisiert wie möglich in Ihren Excel-Dashboard-Bericht hochladen. Dies kann mithilfe externer Datenquellen wie Datenbanken, Textdateien und sogar Webseiten erfolgen. Um eine Verbindung zu Ihren Datenquellen herzustellen, können Sie einfach Daten->Aus anderen Quellen im Datenband verwenden und von dort aus die Datenquelle auswählen, die Sie verwenden möchten.

Automatisieren Sie die Datenaktualisierung

Sobald Sie Ihre Datenquellen verbunden haben, können Sie den Datenaktualisierungsprozess auf effiziente und einfache Weise automatisieren. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Daten beim Öffnen Ihres Excel-Dashboard-Berichts immer auf dem neuesten Stand sind. Dazu können Sie einfach zum Datenband gehen und die Option Alle aktualisieren aus dem Dropdown-Menü Aktualisieren auswählen. Von dort aus können Sie einen Zeitplan erstellen, der es Ihnen ermöglicht, Ihre Datenquellen regelmäßig zu aktualisieren.

  • Mit Daten->Aus anderen Quellen eine Verbindung zu Datenquellen herstellen.
  • Automatisieren Sie den Datenaktualisierungsprozess mit der Option Alle aktualisieren im Menüband Daten.


Erstellen Sie eine Berichtsvorlage

Das Erstellen einer Berichtsvorlage für ein Excel-Dashboard kann dabei helfen, den Berichtsprozess für Ihre Daten zu optimieren. Wenn Sie eine Vorlage erstellen, müssen Sie nicht ständig Daten eingeben oder ändern; Der Bericht wird automatisch aktualisiert, wenn Sie neue Daten bereitstellen. Sie können die Vorlage speichern und einfach darauf zugreifen, wenn Sie einen Bericht mit denselben Parametern erstellen müssen. Hier sind einige Schritte, die Ihnen beim Erstellen einer Vorlage helfen.

Wählen Sie aus, welche Daten angezeigt werden sollen

Treffen Sie zunächst eine Entscheidung darüber, welche Art von Daten Sie in Ihrem Dashboard anzeigen möchten. Berücksichtigen Sie die Informationen, die am wichtigsten und relevantesten sind. Zu den Optionen können Diagramme, Diagramme, Grafiken oder andere visuelle Darstellungen gehören, die Ihnen helfen, die Daten zu verstehen. Bestimmen Sie die effektivste Art, die Daten anzuzeigen; Welche Art von Diagramm oder Grafik kann es beispielsweise am besten darstellen? Denken Sie darüber nach, wie diese Daten Ihnen helfen könnten, Entscheidungen über Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation zu treffen.

Folgen Sie den Excel-Schritten, um Ihre Vorlage zu erstellen

Sobald Sie Ihre Entscheidungen getroffen haben, besteht der nächste Schritt darin, Excel zu öffnen und Ihre Daten auszuwählen. Sie können entweder eine vorhandene Excel-Datei verwenden oder eine neue erstellen. Wählen Sie die richtigen Daten zur Anzeige; Bei Bedarf können Sie es filtern oder manipulieren, um es Ihren spezifischen Bedürfnissen anzupassen. Die Excel-Funktionen sollen Ihnen helfen, die Daten einfach an die Art der Anzeige anzupassen, die Sie verwenden möchten (z. B. ein Balkendiagramm, ein Flussdiagramm usw.).

Sobald die Daten eingerichtet sind, können Sie die Vorlage erstellen. Sie können beispielsweise auswählen, welche Farben verwendet werden sollen, oder ein Hintergrundbild auswählen. Sie können auch Text wie Beschriftungen und Titel hinzufügen. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um Ihre Vorlage noch einmal zu überprüfen und sicherzustellen, dass alles korrekt ist und die Daten klar und logisch dargestellt werden.

Beachten Sie, dass einige Excel-Funktionen beim Erstellen der Vorlage möglicherweise mehr als einmal verwendet werden müssen. Wenn Sie beispielsweise Datensätze vergleichen möchten, können Sie die Funktion „Datensätze vergleichen“ verwenden. Wenn Sie eine Legende hinzufügen möchten, können Sie die Funktion „Legende hinzufügen“ verwenden.

Wenn Sie mit dem Entwerfen der Vorlage fertig sind, speichern Sie sie. Sie können jetzt schnell darauf zugreifen, wenn Sie Daten mit denselben Parametern melden müssen. Die Automatisierung des Prozesses sollte Ihnen Zeit sparen, da weniger manuelle Dateneingabeaufgaben erforderlich sind. Sobald Ihre Vorlage gespeichert und einsatzbereit ist, können Sie mit dem nächsten Teil der Vorbereitung Ihres Excel-Dashboard-Berichts fortfahren.


Automatischen Bericht einrichten

Jetzt, da Sie die Grundlagen von Once & Done kennen, ist es an der Zeit, den automatisierten Bericht einzurichten. Hier glänzt Once & Done am meisten, indem es Benutzern ermöglicht, ihre Zeit freizusetzen und die manuelle Arbeit aus der Berichterstellung zu nehmen Verteilung. Hier sind einige der wichtigsten Schritte zum Einrichten eines automatisierten Berichts.

Bericht im angegebenen Ordner ablegen

Der erste Schritt besteht darin, den Bericht in einem bestimmten Ordner zu speichern. Dieser Ordner sollte leicht zugänglich sein und wird normalerweise zum Speichern aller von Once & Done generierten Berichte verwendet. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Berichte ordnungsgemäß organisiert sind und bei Bedarf abgerufen werden können.

Stellen Sie den Zeitpunkt für den Bericht ein

Sobald sich der Bericht im richtigen Ordner befindet, ist es an der Zeit, das Timing für den Bericht festzulegen. Mit Once & Done können Sie wählen, wie oft der Bericht ausgeführt werden soll, ob stündlich, täglich, wöchentlich oder monatlich. Sie können auch bestimmte Tageszeiten auswählen, zu denen der Bericht ausgeführt wird, um sicherzustellen, dass er immer auf dem neuesten Stand ist.

Automatisieren Sie die Formatierung des Berichts

Schließlich kann Once & Done die Formatierung des Berichts automatisieren. Das bedeutet, dass Once & Done dies für Sie tun kann, anstatt jeden Bericht manuell zu formatieren. Dazu gehört das Erstellen von Vorlagen, Sortieren und Zusammenfassen von Daten innerhalb des Berichts, um wichtige Kennzahlen anzuzeigen.

  • Vorlagen – Automatisieren Sie das allgemeine Erscheinungsbild Ihres Berichts, einschließlich Kopfzeilen, Spalten und Schriftarten.
  • Sortieren – Sortieren Sie Daten nach Spalte basierend auf festgelegten Kriterien.
  • Zusammenfassen – Zusammenfassen von Daten aus mehreren Zeilen in einer Zeile, um Trends aufzuzeigen.

Sobald der Bericht eingerichtet und automatisiert wurde, können Sie sich zurücklehnen und Once & Done den Rest erledigen lassen. Automatisierung ist der Schlüssel, um Ihnen Zeit zu sparen und sicherzustellen, dass Ihre Berichte gut aussehen und immer auf dem neuesten Stand sind.


Schlussfolgerung

Das Automatisieren von Excel-Dashboard-Berichten kann eine großartige Möglichkeit sein, Daten schnell und einfach mit mehreren Beteiligten zu teilen. Der Once-and-Done-Prozess bietet eine effektive Alternative zur Verwaltung und Verteilung manuell aktualisierter Berichte. Durch die Automatisierung von Berichten können Sie zeitaufwändige tägliche und wöchentliche Aktualisierungen vermeiden und gleichzeitig die Genauigkeit und Aktualität der Daten bei jeder Erstellung des Berichts sicherstellen.

Dashboard-Berichte sind eine leistungsstarke Möglichkeit, Daten in einem zugänglichen und visuell ansprechenden Format zu präsentieren. Dashboard-Berichte können einen Überblick über Leistungsmetriken, Trends oder komplexe Datensätze in einem verständlichen, grafischen Format bieten. Dashboards können auch für komplexere Berichtsaufgaben wie Prognosen, Szenarioplanung und mehr verwendet werden. Durch die einmalige und abgeschlossene Automatisierung dieser Berichte können Unternehmen Daten schnell, genau und effizient melden und neue Erkenntnisse gewinnen.

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